Si c’est une tendance de fond depuis plusieurs années, la pandémie a accéléré une prise de conscience de l’importance du facteur humain dans le passage de startup à scale-up. C’est également, le premier poste de dépenses d’une entreprise.
Chez XAnge, nous accompagnons opérationnellement les startups dans lesquelles nous investissons sur les principaux challenges liés à la croissance. En 2022, notre équipe «Startup Success» a traité 700 demandes de fondateurs et C-Levels sur des sujets tel que la structuration des équipes, le développement business, le leadership des fondateurs…
Entre 2020 et 2022, nous avons constaté +50% d’augmentation des demandes d’aide liées à l’organisation ou aux grands chantiers des ressources humaines. Pour aider nos entreprises à y voir plus clair, nous avons étudié la structuration et les meilleures pratiques de nos startups à chaque stade de croissance pour les aider à mieux comprendre et déterminer le dimensionnement de l’équipe RH, du Seed à la Série B.
Pour mener à bien cette étude, nous avons utilisé des données publiques de nos startups, interrogé plusieurs directeurs de la fonction RH et experts pour nous donner leur avis. L’article suivant est une version condensée de l’étude que nous avons partagée avec nos startups.
Il s’agit de notre propre interprétation de ce que nous avons pu recueillir et non d’une réponse définitive. En outre, il s’agit de stades de développement génériques pour les startups. Évidemment, cela peut différer selon de multiples facteurs et critères (géographiques, remote, secteurs, plan de croissance, …).
Et pour creuser encore plus ce sujet, je vous conseille l’épisode ci-dessous du podcast Start To Scale (Follow Tribes) où Hugo Perrier, DRH de Partoo, partage ses bonnes pratiques pour bien structurer son équipe RH :
Dimensionner son équipe RH … en cohérence avec la taille de son équipe
D’une part, nous avons constaté que la création de la fonction RH apparaît de plus en plus tôt dans la vie d’une startup. Ce n’est plus surprenant d’avoir le recrutement d’un profil RH dans les 10 premiers employés.
Après de nombreux échanges, il nous est apparu que, si les équipes RH sont excellentes pour identifier le besoin de structuration et recrutements dans d’autres équipes, la leur est souvent passée au second plan. Or, il est essentiel de dimensionner l’équipe RH en fonction du nombre d’employés actuels et futurs (+/- 9 mois). Comme le dit très justement Laura Mazzullo,«mettez d’abord votre masque à oxygène avant d’aider les autres».
Bien qu’il n’existe pas de ratio strict RH/employés à respecter, en examinant les chiffres de notre portefeuille, nous avons constaté que la «Northstar metric » correspondait à environ 4% à 5 % des ETPs de l’entreprise en phase d’hyper-croissance (+100% de croissance par an). Au-delà, c’est du luxe, en deçà, il est compliqué d’assurer l’ensemble tâches et des chantiers RH.
Voici ce que cela donne en appliquant ce ratio à différentes étapes de croissance d’une startup :
Voici nos suggestions de taille d’équipe RH en fonction de votre stade de développement (en gardant à l’esprit que les besoins peuvent varier considérablement d’une entreprise à une autre) :
Dimensionner son équipe RH … pour s’attaquer aux principaux chantiers
À chaque grande étape de développement d’une startup est associé des chantiers RH clés allant de la structuration de l’administratif au recrutement, des plans de carrières à la formation… Ce n’est pas toujours simple de savoir si vous êtes bien équipé pour les prioriser et les traiter.
Voici les principaux chantiers RH que vous aurez à traiter durant votre croissance :
En traitant ces chantiers, l’objectif est de progressivement passer d’une organisation qui « fonctionne » à une organisation qui est un facteur de croissance. Il est important de noter que les enjeux s’additionnent et ne se remplacent pas. Ils évoluent à mesure que votre organisation grandit.
Pour illustrer, nous aimons nous référer à cette pyramide des besoins RH – «HR Hierarchy of Needs» de Joobee Yeow :
Voici quelques grands chantiers RH expliqués :
Mise en place des processus administratifs : Ce premier chantier est obligatoire et vous permet de « fonctionner » i.e : d’embaucher, payer vos salaires, ou encore d’éditer vos bulletins de paie, gérer les congés … Si cette partie peut être externalisée dans un premier temps, elle doit être dirigée par l’équipe RH en étroite collaboration avec le département Finance.
Politique de rémunération et avantages : Il s’agit d’être capable de donner de la visibilité sur les grilles de salaires, l’obtention des bonus, l’attribution de BSPCE et l’évolution de la rémunération de chaque employé. Ce chantier est d’autant plus clé aujourd’hui qu’il y a une forte demande de transparence de la part des employés. À partir de 300 ETP, vous devriez sérieusement envisager d’affecter une personne à plein temps à ce sujet. Nous conseillons vivement de mener ce chantier en Série A, quitte à ponctuellement faire appel à un DRH senior en prestation. L’unification de votre politique de rémunération est également recommandée si vous projetez une expansion à l’international. Cela vous évitera de nombreux casse-tête.
Carrières et formations : Lorsque votre équipe est composée en grande partie de juniors, la partie Carrières et Formations (Learning & Development) devient essentielle pour réduire votre taux de rotation (turnover). Si vous pouvez montrer à vos employés qu’ils peuvent évoluer avec votre entreprise et progresser, ils resteront plus longtemps (et seront plus heureux).
Parce que ces deux derniers chantiers sont très liés, il est souvent difficile de savoir lequel doit être priorisé (car vous ne pourrez pas les mettre en place en même temps). Certains RH croient fermement que les Carrières et formations doivent être mises en place en premier car il est plus essentiel pour l’entreprise et d’autres le contraire ! Il n’y a pas de bonne réponse, juste des préférences. 😉
Dimensionner son équipe RH … pour accompagner sa croissance
Finalement, l’organisation de l’équipe ainsi que la séniorité et l’expertise de ses membres vont évoluer en fonction de votre plan de croissance. Il est nécessaire que cette évolution facilite et accélère votre développement et non l’inverse.
Une mauvaise organisation, des moyens de recrutement trop faibles ou un turnover trop important coûtent extrêmement cher autant en coûts directs qu’en temps perdu.
Pour éviter cela, voici une représentation cible et idéale d’un pôle RH. Ce pôle se construit progressivement et peut varier en fonction des besoins et axes de développement de l’entreprise. De plus, la fonction se professionnalisant il est possible que de nouveaux métiers émergent.
Voici quelques fonctions RH expliquées :
Les experts RH : Il s’agit de personnes dédiées à un sujet RH spécifique. Plus tôt vous êtes prêt à allouer des ressources pour recruter des experts RH clés, plus il vous sera facile de structurer votre équipe à long terme. Les deux principaux types d’experts sont ceux en charge de la Politique de rémunération et avantages et des Carrières et formations.
Les « Human Resource Business Partner » (ie : HRBP) : Il s’agit d’un professionnel RH opérationnel qui va s’occuper d’une fonction de l’entreprise en particulier (commerciaux, marketing, produit …). Il a une bonne compréhension des enjeux opérationnels de l’équipe dont il a la charge. Les missions principales d’un HRBP sont (mais pas limitées à) :
- Ingénierie des processus RH
- Développement et coaching des personnes
- Image de marque et culture de l’entreprise
- Assurer une bonne communication avec le management
Ce poste devient clé à pourvoir lorsqu’une startup se développe, généralement à partir de la Série B. Il intervient au moment où votre DRH devra se concentrer sur des chantiers stratégiques plus macro.
Le luxe ultime serait d’avoir un HRBP par département. Une chose est claire : plus le département est important, plus cela fait sens puisque cette personne aura matière à décliner les grands chantiers RH (rémunérations, formations, …) spécifiquement par fonction. En général, les HRBP ont plus de cinq ans d’expérience dans les RH avant de devenir des « Business Partners ». Les meilleurs HRBP sont souvent d’anciens membres des fonctions assistées.
Quand avoir recours à des prestataires externalisés ?
Il y a trois cas.
- Vous n’avez pas besoin d’un temps plein : C’est souvent le cas en Seed. Il est d’usage que les entreprises prennent un RH externalisé pour mettre en place les bases d’une organisation qui fonctionne.
- Vous avez besoin d’un appui sénior sur un chantier non-récurrent pendant une durée déterminée : Mise en place d’une politique «full-remote», politique de rémunération du management ou plan de licenciements … Ces chantiers ponctuels peuvent nécessiter des compétences que vous n’avez pas encore dans votre équipe RH sans pour autant avoir besoin de senioriser l’équipe en place de manière pérenne dès maintenant.
- Vous hésitez sur la personne à embaucher : Lors de la création de l’équipe, vous n’avez peut-être pas fait le choix de prendre une personne avec un profil sénior pour structurer la fonction. Ou vous n’arrivez pas encore à trouver la personne qui saura retranscrire votre vision en politique RH.
Il ne faut pas craindre d’externaliser avec des DRHs à temps partagé comme vous pourriez le faire sur la partie Finance. Vous bénéficierez ainsi d’un RH expérimenté et opérationnel pour accélérer la structuration de votre entreprise. Cela pourra également permettre de faire monter en compétence l’équipe en place et créer un cadre idéal pour accueillir un DRH.
Cependant, ayez conscience que faire appel à des RH expérimentés a un coût non négligeable (entre 800€ et 2000€ HT / jour). Favorisez les missions ponctuelles et structurantes qui rendent votre fonction RH autonome rapidement. C’est un outil de transition !
Dimensionner son équipe RH … pour atteindre vos objectifs de recrutements
Non, nous n’avons pas oublié de vous parler recrutement ! Mais nous avons volontairement décorrélé cette partie souvent mise en avant au détriment des autres chantiers RH.
Si vous ne deviez garder qu’une seule chose de cette partie, ce serait cette phrase : «Il faut toujours avoir assez de recruteurs !» – Noëlla Gavier (Chief People Officer chez Welcome to the Jungle)
Ayez conscience des ratios de recrutement pour dimensionner votre équipe :
L’organisation des équipes de recrutement fonctionne exactement comme celui des équipes commerciales : la taille de votre équipe doit être basée sur le nombre de recrues que vous prévoyez d’embaucher dans l’année à venir.
Par expérience, un recruteur peut recruter en moyenne 40/50 postes par an pour des postes généralistes (i.e non technologiques) et 20/25 postes pour des rôles technologiques (développeur, produit …).
Ce ratio change légèrement en fonction de l’ancienneté des profils que vous cherchez à recruter et de l’expertise de l’équipe actuelle en matière de recrutement (Votre processus est-il structuré ? Vos intervieweurs sont-ils formés à la conduite d’entretiens ?).
Au démarrage de l’entreprise, le recrutement est géré par les fondateurs, les managers ou les premiers recrutements de RH que vous avez. Il est nécessaire que les fondateurs s’investissent dans les processus de recrutement, et le restent lorsque l’entreprise croit, car c’est une manière directe d’aligner la culture et les valeurs de l’entreprise avec le futur collaborateur.
Cependant, le recrutement est une tâche très chronophage à accomplir, il est difficile de la réaliser correctement si on ne la priorise pas et l’erreur coûte cher ! Lorsque votre plan de recrutement devient plus ambitieux, il est évident que vous aurez besoin d’une personne entièrement dédiée à cette tâche.
Commencez à constituer votre équipe de recrutement par un Talent Acquisition /recruteur généraliste à temps plein. Lorsque vos besoins en matière de recrutement deviennent plus spécifiques, vous pouvez structurer votre équipe Talent Acquisition en conséquence :
- des Talent Acquisition Managers pour le recrutement général ;
- des Talent Acquisition Specialists pour les profils les plus recherchés (généralement Tech, Product et parfois Sales) ;
- Un « Campus recruiter » pour les stagiaires et les apprentis si vous avez un grand besoin de jeunes talents.
Par ailleurs, si votre entreprise se trouve dans une phase d’hyper-croissance, pensez à développer simultanément votre équipe de RH et de talents. Le recrutement est essentiel, mais il ne sert à rien si vous ne consacrez pas la bonne quantité de ressources à la rétention, aux parcours de carrière et à la formation … Vous devriez commencer à prendre ces facteurs en considération lorsque votre équipe approche les 100 personnes.
N’oubliez pas que plus votre startup se développe, plus vous devrez vous conformer aux obligations légales (CSE, contrôle du temps de travail…). Cela se traduit par plus de tâches administratives pour l’équipe RH et le besoin de nouveaux membres de l’équipe.
Quand avoir recours à des recruteurs externalisés ?
L’avantage de l’externalisation est qu’elle préserve le temps et la bande passante de votre équipe sur des projets qui font sens. Il y a deux manières d’externaliser ses recrutements :
Cependant, il faut savoir qu’une alimentation plus forte du pipe de candidats via l’usage de RPOs ou de cabinets peut entraîner un goulot d’étranglement car la fin du processus sera toujours gérée par les mêmes managers (entretiens finaux).
Calculer la rentabilité de l’externalisation vs le recrutement d’une ressource
Suivre le coût de l’externalisation est un bon indicateur pour savoir quand internaliser la ressource : dès lors que le coût de l’externalisation est supérieur à celui d’un recruteur embauché à temps plein pour votre startup, il est temps d’internaliser !
Étude de cas
Selon l’étude des salaires du cabinet de recrutement RH Joomy : le salaire d’un.e chargé.e de recrutement avec 2-5 ans d’expérience est entre 37 000 et 46 000 euros brut / an. Pour simplifier, nous prendrons la moyenne : 41 500 euros brut / an avec un coût total employeur en France d’environ 65 000 euros / an.
Conclusion
La fonction RH est plus complexe et stratégique que ce que l’on peut penser. Il n’est jamais trop tôt pour investir dans ses processus RH, mais il arrive souvent qu’on s’y attelle trop tard.
Si votre entreprise se trouve dans une phase d’hyper-croissance, nous vous recommandons vivement de considérer l’équipe RH comme un facteur essentiel de votre capacité à passer à l’échelle.
Le recrutement est certes important mais vous devez avoir en tête que remplir un panier percé, vous demandera plus d’investissement que la mise en place des ressources nécessaires à la fidélisation, aux parcours de carrière et à la formation, vous aurez un taux de rotation élevé.
Gardez à l’esprit que plus votre startup grandit, plus vous devrez vous conformer aux obligations légales et à une charge afférente croissante. Il est possible d’externaliser certains projets mais la création de votre équipe RH en interne est inévitable et fortement recommandée. C’est une fonction stratégique.
En tant qu’investisseurs, nous valorisons les entrepreneurs qui savent diriger des équipes et investir dans leur équipe RH.
