Comment construire sa Bible du collaborateur ?

En tant que RH, on est (trop) souvent sollicité.e sur des questions auxquelles on a déjà répondues mille fois !

Head of HR chez Wedoogift, j’ai trouvé que ce phénomène prenait vraiment de l’ampleur quand notre effectif a doublé passant de 110 à 200 collaborateurs. Avec l’hypercroissance, vient le temps des process.

J’étais très sollicitée pour structurer davantage notre politique avec l’exigence de répondre aux besoins de chacun tout en gardant du temps pour les missions à forte valeur ajoutée. L’enjeu était donc de clarifier et communiquer l’ensemble des règles et politiques RH et de faire comprendre l’objectif de chacune.

Et qui dit recrutement dit onboarding aux petits oignons avec un document de référence pour nos nouveaux arrivants afin de leur permettre d’appréhender plus rapidement nos outils, nos façons de faire et notre culture d’entreprise.

C’est donc sur la base de ces réflexions qu’est née notre bible du collaborateur pour :

• Faire gagner du temps aux équipes RH.
• Favoriser l’intégration de nos nouveaux collaborateurs.
• Fidéliser les plus anciens !
• Disposer d’un outil qui répondent à ces trois besoins et qui soit à moindre coût.

La Bible du collaborateur : qu’est-ce que c’est?

Entre les fichiers Excel, les channel Slack ou encore les pages Notion, il n’est pas toujours évident de s’y retrouver. La Bible du collaborateur est là pour centraliser les informations, décrire les process et accompagner les équipes au cours de leur expérience chez nous. L’objectif est d’en faire un outil de référence lorsqu’un collaborateur se pose une question d’ordre administratif ou organisationnel et de donner de la visibilité sur les différentes initiatives RH , les faire vivre et les rendre concrètes.

Travailler en RH, c’est travailler à rendre l’expérience collaborateur la plus riche possible. Selon Eurecia, celle-ci regroupe l’ensemble des interactions et expériences d’un salarié tout au long de son parcours au sein d’une entreprise. De son onboarding à son départ, son évolution est rythmée par différents évènements, la bible du collaborateur est là pour l’accompagner et l’aider à y voir plus clair pour le motiver, l’engager et le fidéliser.

Les étapes

Les différentes étapes, en très schématisé sont : le recrutement, l’intégration, le développement, la fidélisation (qui passe par la qualité de vie au travail) et le départ. People doc donne une définition très complète des 5 grandes étapes du cycle de vie salarié.

C’est autour de ce parcours que nous avons décidé de construire notre Bible.

De son côté, Trello a construit son Employee Manual à travers les sujets suivants : “Votre premier jour”, “Avantages”, “Vacances et congés”, ” Voyages et conférences”, “Autres voyages”, “Trello QG”, “Travailler à distance” et “Divers”

Hubspot quant à eux, on crée leur manuel sur slideshare avec toutes les informations relatives à leur culture d’entreprise.

De manière globale, la Bible du collaborateur permet donc de :

• Centraliser les différentes informations et process RH dont les collaborateurs peuvent avoir besoin tout au long de leur parcours au sein de votre entreprise.
• Accompagner les collaborateurs en leur donnant de la visibilité sur les différentes étapes : de leur recrutement à leur offboarding.
• Engager les collaborateurs qui peuvent ainsi adhérer à la vie de l’entreprise en participant aux programmes que vous pourrez mettre en place : cooptation, parrainage entre salariés…

D’un point de vue RH, cette Bible vous permet également de communiquer des informations et process et de rendre les collaborateurs plus autonomes.

Les 5 grandes étapes pour construire sa Bible du collaborateur

Étape 1 : Identification du besoin

Chez Wedoogift, nos équipes grandissent rapidement et les flux d’informations sont de plus en plus denses. En parallèle, les projets RH se développent et de nouveaux process et politiques sont mis en place. En tant que RH, la gestion du quotidien peut rapidement prendre le pas sur d’autres sujets et nous sommes souvent sollicités par les collaborateurs :

• Comment puis-je déposer une note de frais ?
• Où puis-je trouver la liste complète des avantages salariés ?
• Comment puis-je participer à la cooptation ?
• Etc.

Un réel besoin de centralisation des informations a été identifié. C’est ainsi qu’est né l’idée de la Bible du collaborateur.

Étape 2 : Centralisation des données et création de la structure

Avant de démarrer la création d’un tel outil, il est important de faire l’état des lieux des ressources existantes, mais aussi de celles à créer. En effet, il doit être clair et facile d’utilisation sans quoi il n’aidera pas réellement le collaborateur qui s’y perdra.

L’état des lieux

Il peut comporter les éléments suivants :

• La liste des fichiers déjà existants : sur quels supports le collaborateur peut-il trouver l’information RH aujourd’hui ?
• Un descriptif des outils utilisés : quels outils sont utilisés au quotidien au sein de votre entreprise ? Slack, Notion, la suite Google, un SIRH, intranet, etc. ? Et lequel permet déjà d’engranger des connaissances ?
• La liste des événements récurrents dans la vie du collaborateur : les habitudes existantes en terme de rituels, la validation de la période d’essai, le point hebdomadaire avec son manager, l’entretien d’évaluation, l’entretien pro, etc. – en soit cela rejoint le travail qui peut être fait sur L’Employee Value Proposition (article sur le sujet à retrouver sur Tribes)
• Quels sont les collaborateurs auxquels je m’adresse : quel est leur contrat ? statut ? durée du travail ?
• Toute information susceptible de concerner le collaborateur (protocole Covid, règles de télétravail, etc.)

Cette étape est importante car elle permet d’avoir de la visibilité sur les ressources existantes et d’en déduire les ressources à créer.

La structure

Une fois l’état des lieux réalisé, il est essentiel de réfléchir à la structure que va prendre votre Bible du collaborateur pour être sûr de ne rien oublier mais aussi de créer un outil ergonomique. Pour cette étape, n’hésitez pas à mobiliser votre équipe afin d’avoir différents points de vue et de croiser les idées.

Nous avons choisi de construire notre Bible à partir des cinq étapes mentionnées ci-dessus, mais je vous recommande de choisir la structure qui parlera le plus à vos équipes. Vous pouvez construire votre Bible en vous basant sur une année de la vie du collaborateur ou à partir de rubriques qui découlent de votre état des lieux par exemple.

Il faut également choisir le support adapté. Il doit être facile d’accès et sur un support connu de vos collaborateurs. Chez Wedoogift, Notion est universellement utilisé et fait office d’intranet donc le choix du support n’a pas laissé de doute.

Libre à vous de choisir la solution adaptée à vos équipes ! Hubspot a par exemple décidé de créer son guide du collaborateur sur Slideshare. Facebook de son côté, a opté pour une version matérialisée plutôt design.

Les différentes informations centralisées sur la Bible du collaborateur Wedoogift :

Et après ? C’est enfin l’heure de compléter votre Bible du collaborateur. Cette étape, qui est assez longue, comporte deux phases :

• l’importation des ressources déjà existantes,
• la création de nouveaux onglets, etc. N’oubliez pas de rédiger des supports clairs, concis et organisés. Si le contenu est trop long, le collaborateur risque de ne pas le lire jusqu’au bout.

Exemple de la structure d’un article : le collaborateur peut aller directement vers les réponses pour lesquelles il est concerné.

Étape 3 : Implication des parties prenantes

La création d’une Bible du collaborateur ne se fait pas en une journée, ni sans un coup de main. L’objectif est que cette Bible soit utile et devienne un outil de référence. Qui est mieux placé que le collaborateur lui-même pour évaluer l’utilité et la facilité d’utilisation dudit guide ? N’hésitez pas à impliquer vos collaborateurs dès sa construction. En parallèle, et comme lors de l’étape de l’état des lieux et de la création de la structure, mobilisez les experts de vos équipes RH sur la rédaction de contenu.

Comment les impliquer ?

• Vous pouvez les sonder sur leur besoin d’infos ou encore les tester sur leur connaissance des infos RH
• Impliquer vos équipes RH en centralisant les questions qu’ils reçoivent au quotidien de la part des collaborateurs
• Laisser une partie commentaires et interactives dans chacun de vos articles afin de leur laisser ajouter leurs commentaires ou remarques

Étape 4 : Communication auprès des équipes

La communication est l’étape la plus importante. Les collaborateurs auront facilement tendance à se dire “je vais l’appeler ça va aller plus vite que de chercher dans son doc”, inverser la tendance, faites de votre Bible la solution qu’ils choisiront pour gagner du temps.

Il serait dommage d’avoir un outil à leur destination qui n’est ni trouvable, ni utilisé. Voyez les choses en grand ! Une communication globale lors d’une présentation à toutes les équipes, un teasing quelques jours avant la présentation. Il faut que la communication corresponde aux attentes des collaborateurs et qu’elle leur donne envie d’aller le consulter et surtout de continuer à l’utiliser régulièrement.

Voici quelques conseils pour la présentation :

• Préparer sa communication en amont : Quelles informations les collaborateurs doivent-il retenir ? Quel message voulons-nous leur faire passer ?
• Exprimer l’objectif de l’outil de manière claire et concise
• Faire une démonstration de l’outil pour le rendre plus concret et aider à sa compréhension et son utilisation
• Donner des cas concrets d’utilisation pour que les gens se projettent
• N’hésitez pas à non plus à envoyer un message 2 ou 3 jours après la communication via Slack, mail, etc. pour rappeler l’objectif de l’outil et renvoyer le lien vers la Bible.
• Un endroit facile où retrouver la Bible, que les gens n’aient pas à la chercher

Il est aussi essentiel d’incarner et de faire vivre cette Bible au quotidien. Reposez-vous sur votre équipe RH qui doit avoir une bonne connaissance des politiques inscrites dans l’outil et qui transmettra les informations aux équipes. La Bible du collaborateur est aussi un très bon outil de référence pour les équipes RH qui ont un même niveau d’informations sur un sujet.

Enfin, un des aspects les plus importants de la Bible du collaborateur est l’amélioration continue.

Étape 5 : Amélioration continue

Tout comme le collaborateur au sein de votre entreprise, la Bible est amenée à évoluer. Sans amélioration continue, elle deviendra rapidement obsolète et sera oubliée dans les profondeurs des ressources à disposition. Il est essentiel de mettre à jour les rubriques existantes et d’en proposer de nouvelles assez régulièrement. À cet effet, nous avons ajouté une rubrique “amélioration de l’outil” dans notre Bible pour permettre aux collaborateurs de suggérer des idées de sujets dont ils auraient besoin ou qu’ils aimeraient y retrouver.

Lorsque vous publiez une nouvelle rubrique, n’hésitez pas à la communiquer à l’ensemble des équipes ! Cela fera vivre l’outil et servira de piqûre de rappel aux collaborateurs ayant oublié son existence…

Ça y est, vous êtes prêt à vous lancer dans la création de votre Bible du collaborateur ! C’est un grand chantier mais s’il est bien organisé et bien communiqué, il peut devenir un outil de référence au quotidien pour vos collaborateurs mais aussi pour vous-même. Pour aller plus loin et dans le même esprit, nous avons également mis en place une Bible du manager pour faciliter le quotidien de nos managers.

Merci d’avoir lu cet article, j’espère qu’il vous aura aidé à construire votre Bible du collaborateur avec brio.

Si vous avez des questions ou envie d’échanger avec moi sur le sujet, contactez-moi sur julia.schmitt@wedoogift.com