Comment recruter en scale-up ?

L’un des enjeux majeurs pour une “scale-up” est de recruter vite et bien. 

Il faut recruter « vite » pour pouvoir soutenir la croissance de l’entreprise.

Et il faut recruter « bien », c’est-à-dire recruter les bonnes personnes au bon moment, afin d’apporter de nouvelles compétences indispensables (“hard-skills”) mais aussi des personnalités en accord avec la culture de l’entreprise (“soft-skills”). Tout cela dans le but de maintenir l’agilité et le niveau des équipes et de créer ainsi un cercle vertueux, pour continuer d’attirer les meilleurs talents dans chaque domaine, qui feront la différence sur le long terme.

C’est cet équilibre périlleux entre vitesse d’exécution et exigences fortes quant aux profils qui représente le plus grand défi de nos équipes recrutement.

Cet article est un aperçu de ce que nous nous efforçons de mettre en place chez Qonto pour soutenir au mieux le business. 

Notre objectif : sans cesse optimiser notre système de recrutement pour gagner en efficacité via nos processus et outils et maintenir une excellente expérience candidat via les interactions humaines. 

Quelques chiffres clés :

• Ce qu’a représenté le recrutement chez Qonto en 2020 :
• 10 369 candidatures traitées
• 1 773 personnes reçues en entretien
• 200 personnes recrutées (nous avons doublé la taille de nos équipes Tech et Produit)
• 30 jours en moyenne pour clôturer un recrutement

En 2021, l’ambition était de taille puisque nous souhaitions passer de 300 à au moins 450 collaborateurs d’ici la fin de l’année. Bonne nouvelle, aujourd’hui nous sommes plus de 500 !

Étape 1 : Comprendre ses « clients »

Développer une forte culture business

Pourquoi parler de « clients » lorsqu’on parle de recrutement ? Car les recruteurs travaillent pour les candidats et les managers. L’idée de « satisfaction » est également très forte. Si les candidats, aussi bien que les managers sont satisfaits, alors nous pourrons continuer de collaborer et réussir notre mission. Nous nous devons d’être attentifs à chaque partie prenante. 

L’une des clés pour s’adapter à nos clients et à leurs besoins, c’est de se rapprocher d’eux en maîtrisant les enjeux propres à leurs métiers et en développant notre culture « business ». C’est pour cela que la curiosité est une qualité essentielle aux recruteurs. Chez Qonto, nos recruteurs participent aux réunions d’équipes pour lesquelles ils recrutent, travaillent à leurs côtés pendant un temps si nécessaire. Cela leur permet de s’imprégner des attentes terrain.

Cerner précisément les prérequis

Après avoir développé une solide culture « business », que peut-on mettre en place pour s’assurer d’une bonne collaboration avec nos managers ?

Chez Qonto, nous prenons le temps de comprendre avant de nous lancer tête baissée dans une recherche de candidats, de déterminer quels profils sont recherchés mais aussi pour quelles missions exactement et dans quel contexte d’équipe.

Pour cela nous nous appuyons sur des exercices qui nous aident à nous poser les bonnes questions.

Le premier exercice est la définition d’un persona, outil prisé du marketing, grâce aux questions suivantes :

Pourquoi ce rôle est-il important chez Qonto ? 

1. Pourquoi avons-nous besoin de cette fonction maintenant (contexte de l’équipe et de l’organisation) ?
2. Quelle va être la mission de la personne recrutée (en essayant d’aller plus loin que la fiche de poste publiée dans l’annonce de recrutement) ?
3. A quoi va ressembler une semaine type pour la personne recrutée ?
4. Quelles sont les compétences techniques et les « soft-skills » nécessaires pour y arriver ?
5. Quels sont nos points de contrôle pour évaluer le candidat ? 
6. Qui va participer au processus de recrutement et quel va être le rôle de chacun dans ce processus ?
7. Quelle est notre stratégie de “sourcing” ?

Ce persona est notre socle, notre carnet de route, notre base d’alignement entre les recruteurs et le manager. En effet, nous allons nous y référer tout au long du processus tel le modèle à suivre, mais également le faire évoluer suivant notre apprentissage.

Assurer un suivi de proximité et impliquer les managers

Ensuite, un suivi tout au long du processus va s’opérer entre le recruteur et le manager via une réunion hebdomadaire au minimum. Le rôle du manager étant complémentaire à celui du recruteur, plus ce dernier va s’investir dans le recrutement, mieux ce dernier se déroulera (en matière d’efficacité et de qualité).

Concrètement, de quel investissement parlons-nous ?

L’objectif lorsque nous travaillons main dans la main avec les managers, est de valoriser la valeur ajoutée de chacun. À nouveau, il est important d’avoir en tête l’image d’un cercle vertueux où tout est question d’équilibre. Chacun a un rôle à jouer en fonction de ses compétences et jouer le rôle de l’autre n’est pas une solution pérenne car cela risque de masquer le problème initial (manque de temps, de compétences, de moyen, etc.). 

Afin d’illustrer mon propos, je vais prendre comme exemple le “sourcing” des candidats, sujet sur lequel vous trouverez plus d’information dans cet article Tribes. Chez Qonto, nous pensons que ce n’est pas le rôle du manager d’aller approcher des candidats, mais celui des recruteurs.

Pourquoi ? Quatre raisons : 

1. Cela va se faire au détriment de leurs tâches métier ;
2. Nous n’aurons potentiellement pas de trace de l’échange entre le manager et le candidat, ce qui pourrait donner une mauvaise image si le recruteur contactait le candidat par ailleurs.
3. Le “Tone of Voice” et le contenu du message envoyé aux candidats peuvent ne pas être alignés si plusieurs personnes s’en chargent (et un recruteur passe beaucoup de temps à se former sur l’écriture de ses messages de chasse pour les rendre pertinents).
4. La qualité du “screening” (étape d’évaluation des CV ou profils) n’est pas non plus garantie, car autant on peut avoir une idée des qualités que la personne devra avoir autant les traduire sur un CV s’avère plus périlleux.

Dès l’étape du “sourcing” (approche directe), nous fonctionnons « à quatre mains ».

Concrètement, le recruteur va sourcer puis envoyer le premier message au candidat qui aura été également validé par le manager. Et ensuite, le manager va envoyer un message au candidat en son nom, pour lui confirmer notre intérêt.

Pourquoi cette technique est-elle efficace ?

1. C’est une vraie personnalisation qui démontre au candidat qu’on a pris le temps d’étudier et de valider ensemble le profil.
2. Cela met en lumière l’esprit d’équipe.
3. Cela rassure le candidat sur l’alignement du recruteur et du manager ce qui va l’inciter plus facilement à démarrer un processus de recrutement en dynamisant sa confiance.

En outre, le fait que les managers et les recruteurs travaillent en bonne intelligence ensemble et unissent leurs expertises en étant alignés sur le succès permet de maximiser les chances de recruter les meilleurs, au bon rythme. 

Voici un exemple de modèle de notre carnet de bord entre le recruteur et le manager :

Miser sur l’expérience candidat

Du côté des candidats, nous avons à cœur de garantir une belle expérience qui reflète les valeurs humaines de Qonto. Le processus de recrutement ne doit pas être vécu comme une épreuve pour le candidat mais comme une expérience “win-win”, une occasion de faire le point sur sa carrière, de s’améliorer et de grandir. 

Le fait d’avoir un processus de recrutement très réfléchi et bien huilé nous permet de nous centrer sur une interaction de qualité, agréable et stimulante avec nos candidats. C’est d’ailleurs ce qui fait qu’un recruteur aime son métier !

Cela va se traduire par un suivi, voire un coaching tout au long du processus par le recruteur qui aura pris soin dès le départ de mettre le candidat dans une position de succès en lui fournissant un guide détaillé d’entretiens. Le candidat peut donc se projeter et être au fait des règles du jeu. Ensuite, le recruteur va être en contact rapproché à chaque étape afin de guider, rassurer et accompagner le candidat dans son choix. 

Le processus de recrutement n’est qu’un moyen de nous assurer que la personne :

• apportera de la valeur à Qonto
• s’épanouira chez Qonto

Nous avons donc tout intérêt à nous intéresser à nos candidats, à les comprendre pour garantir que le choix final sera le bon pour l’entreprise mais aussi pour le candidat.

C’est pour cela que chaque témoignage, retour d’expérience d’un candidat est reçu comme une opportunité d’amélioration, nous rappelant que même si c’est parfois difficile, nous sommes sur la bonne voie. Par ailleurs, grâce aux réseaux sociaux et à la libération de la parole, tout se sait ! S’impliquer vraiment pour garantir une bonne expérience candidat sera bénéfique et ne fera qu’affirmer notre réputation en tant que recruteurs, et nous aidera à attirer nos talents de demain.

Étape 2 : Utiliser les problèmes rencontrés pour progresser

Comme toutes les équipes de Qonto, nous utilisons les outils de la Qonto Way. 

Une fois que la machine est lancée, il est important de mettre en place un système de contrôle et de correction. Si nous nous reposons sur nos acquis, alors il y a de grandes chances que la qualité finisse par se détériorer.

C’est pourquoi nous prenons régulièrement de la hauteur et dédions un temps important à l’analyse, la remise en cause de nos pratiques. Cela nous permet de détecter facilement et rapidement les problèmes, les points bloquants et de saisir les opportunités pour changer, nous améliorer.

Utiliser le management visuel

Comment cela se traduit-il ? Pour pouvoir progresser, il faut d’abord visualiser clairement les problèmes. Il est donc essentiel de rendre visibles toutes les étapes de son processus de recrutement. On pourra alors voir facilement à quel moment du processus, à quelle étape, un problème est survenu et ainsi réfléchir aux mesures correctives.  

C’est ce que nous appelons le management visuel. Nous établissons donc noir sur blanc :

• Qui est en train de travailler sur quoi afin de faire le point chaque début de journée, pour nous assurer que nous sommes en train de traiter les bonnes priorités.
• Quels sont les problèmes rencontrés, nos « bacs rouges » (red bins) : de même, nous en faisons l’inventaire tous les jours en équipe pour trouver des solutions au moment où ils se présentent et développer des bonnes pratiques sur le long terme.
• Quels sont nos succès, nos « bacs verts » (green bins, en toute logique), pour comprendre pourquoi nous avons réussi et comment réussir à reproduire ces succès.

Ainsi, tous les matins, nous inspectons à la loupe notre machine, et nous pouvons en contrôler chaque rouage. Cela nous conduit à nous poser les bonnes questions, et à sans cesse  optimiser le système.

Voici un exemple de nos outils de management visuels :

• Un tableau de bord pour toujours avoir à l’œil notre objectif et mesurer si oui ou non nous sommes sur la bonne voie pour le réaliser ;
• Un tableau de bord pour contrôler si nous travaillons bien sur les priorités et si nous réussissons à recruter en temps et en heure ;
• Taux de conversion semaine par semaine afin d’identifier les points bloquants ;
• Succès pour comprendre ce qui marche et être capable de les reproduire ;
• Problèmes pour prendre le temps de les analyser et y trouver des contre-mesures.

Suivre sa performance via des indicateurs clés

Comme expliqué plus haut, nous devons être capables d’identifier les points d’alerte et ne pas laisser la machine se gripper. Nous avons décidé d’utiliser le temps comme indicateur clé. En effet, si nous ne tenons pas les délais ou si nous sommes en retard, c’est que soit nous rencontrons un problème, soit il faut travailler à améliorer le système pour réussir à délivrer en temps et en heure. 

De manière concrète, nous devons donc calculer et suivre : 

• le temps que passe un candidat dans le processus de recrutement, 
• le temps qu’il nous faut pour le recruter ou encore le rythme de recrutement pour les postes récurrents qui sont perpétuellement ouverts.

Ce temps va capturer la qualité de notre travail et nous indiquer si nous parvenons à recruter du premier coup le meilleur talent. 

Bien sûr, d’autres indicateurs sont suivis et analysés lorsqu’on identifie un problème, comme, par exemple, les taux de conversion à chaque étape.

Enfin, celui que nous suivons en particulier est bien le taux de validation de la période d’essai car c’est bien cet indicateur qui nous permet de vérifier si le recrutement est réussi.

Voici un exemple d’exercice mené entre l’équipe recrutement et l’équipe Tech afin d’améliorer notre productivité :

Pour réussir à travailler ainsi, il est essentiel que le manager de l’équipe recrutement puisse instaurer certaines routines, permettant aux recruteurs de ne pas être dans une course effrénée et permanente mais bien d’avoir du temps pour la réflexion et l’amélioration. Chez Qonto, nous instaurons des moments dédiés à cette amélioration continue.

Conclusion

Tout au long de cet article, j’ai employé plusieurs fois le mot machine pouvant donner l’impression d’un recrutement déshumanisé et industriel.

C’est pourtant tout le contraire !

L’automatisation de la machine de recrutement doit simplement permettre de se débarrasser des tâches purement fonctionnelles et d’assurer une cohérence d’ensemble, un processus rigoureux et peu susceptible d’être en proie aux biais et aux erreurs humaines. Le vrai message, c’est que pour recruter vite et bien,  il faut effectivement construire une véritable machine, rationaliser nos méthodes de travail. En faisant cela, on permet aux recruteurs de recruter plus intelligemment. Cette base stable nous autorise à nous concentrer à 100 % sur la part la plus importante du recrutement : la dimension humaine et le lien que l’on peut construire avec le candidat.

C’est grâce à cette mécanique, que nous avons acquis la conviction de contribuer à notre mesure au formidable projet dans lequel s’est lancé Qonto.