Je me souviens du jour où Alessandro (notre CFO) est entré dans le bureau et nous a annoncé les objectifs de recrutement d’Odoo pour 2021 : 400 nouveaux employés en un an. J’ai d’abord cru qu’on n’y arriverait jamais.
Organisation interne du département
Action, réaction ! Une fois la pilule avalée, on se retrousse les manches. Faites le calcul : 400 recrues sur une année, ça en fait 36 par mois, donc presque 2 par jour ouvrable. Clairement, il y a du pain sur la planche. Surtout qu’il fallait des profils très variés : développeurs, consultants, commerciaux, support, et même un Chef pour le restaurant d’entreprise (cette interview était probablement la plus atypique qu’on ait jamais faite, mais aussi la plus succulente.)
On a donc décidé de se répartir les différents départements entre nous six, afin de placer nos compétences au bon endroit. De cette manière, chacune pouvait se concentrer sur ses interlocuteurs et avoir une bonne connaissance de la fonction pour être pertinente lors des entretiens.
Prenons par exemple ma collègue Emy qui est chargée du recrutement R&D. Cette année, elle a engagé 123 développeurs. C’est énorme. Et pourtant elle n’est pas développeuse, elle a un master en psychologie. Mais elle s’y est intéressée de près et ses connaissances techniques lui sont bien utiles aujourd’hui en entretien. En tant que candidat, il n’y a rien de pire que de s’adresser à un recruteur qui ne maîtrise pas le sujet de la fonction, ou qui ne s’y intéresse pas.
Ce qui nous a beaucoup aidées pour atteindre cet objectif un peu fou, c’est de travailler main dans la main avec les équipes pour lesquelles on recrutait. Chez nous, chacun peut, en plus de sa fonction initiale, s’investir dans des side projects, comme par exemple, le recrutement de nouveaux collègues. On passe les premières interviews et puis c’est à eux de les tester pour voir s’ils ont les compétences nécessaires pour intégrer l’équipe.
Une bonne organisation et une bonne communication au sein de l’équipe sont essentielles. Je pense que c’est ce qui nous a permis de garder le cap.
Processus de recrutement
Concrètement, engager 400 talents demande de faire preuve de rapidité et d’efficacité autant dans la prise de décision que dans le processus d’embauche. L’enjeu, comme pour beaucoup d’autres scale-up va être de “recruter vite et bien”. Ce n’est pas toujours évident, il ne faut pas non plus être expéditif. On exerce un métier humain avant tout et accepter ou refuser quelqu’un va avoir un impact sur sa vie professionnelle.
Malgré notre besoin d’engager beaucoup de monde rapidement, nous gardons un niveau d’exigence élevé. C’est pourquoi sur plus de 10.000 candidatures, seules 441 personnes nous ont rejoints en 2021. Une sélection qui porte ses fruits, car notre taux de départ reste très bas. On essaye de créer une expérience agréable pour les employés qui arrivent chez Odoo. Et pour pouvoir accueillir autant de newbies, on a dû fixer des jours de rentrée.
On accueille les nouveaux employés deux fois par mois. Ils commencent par 10, 15, 20 ou même parfois 40 en même temps. Ça nous permet de gérer un flux constant d’arrivées, et de leur offrir un onboarding plus personnel que s’ils venaient par groupes de 200 deux fois par an comme c’est parfois le cas dans d’autres entreprises. De plus, cela permet aux candidats de postuler tout au long de l’année et de commencer quand ils le souhaitent. C’est un réel atout pour embaucher.
Outils de recrutement
Pour pouvoir consacrer un maximum de temps aux candidats, notre processus de recrutement est succinct et va droit au but. Entre le moment où la personne postule et son premier jour, il pourrait n’y avoir qu’une semaine si tout s’enchaîne rapidement et qu’il n’y a pas de préavis à prester. Ça m’est aussi déjà arrivé de finaliser un contrat le vendredi pour un candidat qui commençait le lundi. Comment c’est possible ? Avec un processus rapide et automatisé. Si nous sommes parvenues à cet objectif un peu fou, c’est notamment grâce à notre outil de recrutement performant. Ce n’est pas une surprise, on utilise Odoo en interne. Et pour avoir travaillé avec d’autres logiciels auparavant, je peux vous dire que ça me change la vie. Nos apps sont toutes intégrées entre elles, et les étapes du processus sont automatisées. C’est un gain de temps considérable.
L’app Recrutement
Je vous explique dans les grandes lignes comment on utilise Odoo au sein de l’équipe.
A chaque candidature (même spontanée) une opportunité est créée dans notre app Recrutement. Chaque titre de fonction a un pipe bien à lui, organisé comme suit: New – Qualified – Phone Interview – Video Interview – Interviews (1,2 ou 3 cela dépend de la fonction) – Contract Proposed et enfin Contract Signed.
Le CV est ensuite screené par nos soins (pas de robot pour cette partie là), et le candidat reçoit un email automatique qui l’invite à réserver un créneau directement dans notre agenda. Quel gain de temps !
Il faut savoir qu’à tout moment du processus, on peut décider d’archiver une candidature pour différentes raisons: refus, échec de test, perte du candidat… Grâce à notre outil, on peut alors savoir combien de personnes ont été refusées à telle ou telle étape du processus en regardant les statistiques (voir point suivant “Reporting”).
Une fois que le candidat a réussi les différents entretiens, on lui fait une offre en ligne et on génère un lien qui mène à notre configurateur de salaire (j’y reviendrai plus tard).
Dès que le candidat accepte notre offre, l’Odoobot prend le relais: génération automatique du contrat et signature électronique, synchronisation avec l’app Employees qui crée automatiquement le nouvel employé dans le système.
La seule chose qu’on fait encore manuellement, c’est la commande des cartes essences et tickets-restaurants sur le site du partenaire. Ce process est à améliorer pour 2022.
L’automatisation de nos outils nous permet de focaliser toute notre attention sur le candidat. On ne perd plus de temps avec des tâches énergivores comme les négociations salariales, la signature du contrat au bureau, ou même la prise de rendez-vous. Tout ce gain de temps nous permet en fait de discuter longuement avec nos candidats, d’y accorder la réflexion nécessaire et de débriefer avec les équipes qui les ont entendus.
Reporting
Un point primordial et qu’on néglige souvent dans notre métier, c’est le suivi. L’app recrutement comprend un outil de reporting entièrement intégré. Pas besoin d’encoder toutes nos données dans une spreadsheet excel, Odoo le fait pour nous. Pour être tout à fait honnête, on a réellement commencé à l’utiliser cette année. Nos objectifs ambitieux l’ont rendu indispensable.
C’est d’ailleurs sur base de ce rapport d’analyse que j’ai réalisé que je devrais faire 35 calls par semaine pour pouvoir engager 17 consultants par mois en 2021. C’est pratiquement inhumain. On a rapidement engagé Charline, qui est venue me prêter main-forte pour le recrutement des Business Analysts.
Partenaires externes
Afin de toucher une cible plus large, on travaille aussi avec plusieurs sites d’emploi. Parmi eux : Stepstone, Monster, Le Forem, Jobteaser et bien sûr Linkedin… On essaye aussi de se diversifier et d’explorer des jobs boards à l’étranger comme par exemple Just Join en Pologne qui nous a amené de nombreux profils qualitatifs. À cette heure, nous publions encore les offres manuellement et on change les postes mis en avant selon l’urgence ou nos besoins. Ce n’est donc pas optimal. Pour 2022, l’idéal serait d’utiliser une plateforme unique qui redistribue les offres sur les différents sites.
Par contre, on utilise notre système de tracking ATS (Applicant Tracking System) pour savoir quelles sources nous procurent le plus de CVs et surtout via quelle plateforme nous avons le plus engagé.
Les points clés d’un recrutement à succès
J’ai été un peu vite en besogne en parlant directement du processus de recrutement et de notre organisation interne, mais on a avant tout besoin de postulants. Et vous allez voir qu’on met pas mal d’actions en place pour attirer les talents.
Rencontrer les candidats
Actuellement le digital prend beaucoup de place, mais les bonnes vieilles méthodes ont fait leurs preuves et ne doivent pas être délaissées. Rencontrer les candidats en personne; se rendre sur leur lieu d’études ou à des Job fairs, est un super moyen de les attirer. Ici pas de quiproquo possible, vous avez l’occasion de leur présenter la fonction et l’entreprise en long et en large et vous pourrez d’ores et déjà adresser leurs inquiétudes. En 2021, nous avons fait plus de 50 job fairs. Et ça a payé.
Créer une communauté
Soyons honnête, et je pense que vous serez d’accord avec moi, la chasse n’est pas une partie de plaisir. Chez nous, tout comme les leads clients, on veut des candidats en Inbound. C’est beaucoup moins énergivore, et le taux de conversion est supérieur. Puisque les candidats sont venus à vous et non l’inverse, c’est qu’ils sont déjà intéressés par la fonction.
Ce qui fonctionne le mieux et qui ne nous demande pas beaucoup de boulot, c’est la Culture d’entreprise. Bien sûr, il y a un travail en interne pour nourrir cette culture et la garder intacte, mais ça commence dès l’embauche en recrutant des talents qui correspondent au mindset de la société. Chez nous, la culture d’entreprise est tellement ancrée dans notre ADN, qu’on a écrit un livre à ce sujet : lisez-le !
À côté, il y a aussi cette notion d’Employer Branding. Je ne vais pas m’étendre sur le sujet. On sait tous de quoi il s’agit et chacun le déploie à sa manière. Je voudrais tout de même souligner qu’il est important de savoir ce que vous voulez communiquer à vos futurs talents, l’image que vous voulez leur renvoyer. C’est d’autant plus vrai chez les jeunes de la génération Z, en quête de sens dans leur travail. Et qui peut les blâmer ? On passe plus d’un tiers de notre vie au bureau. C’est pourquoi chez Odoo, on a essayé de créer cet esprit de communauté.
Faire preuve de transparence
Je sais, la transparence est un gros vilain mot que toutes les entreprises utilisent pour se targuer de leurs politiques managériales vertueuses, mais certaines sociétés l’appliquent vraiment et on en fait partie. C’est d’ailleurs pour ça que notre logiciel est Open-Source. Voici enfin le moment de vous présenter notre configurateur de salaire (qui est disponible publiquement sur notre site). Les candidats reçoivent un budget (déterminé sur base d’un nombre d’années d’expérience) et peuvent moduler leur package salarial comme ils l’entendent. Certains préféreront plus de jours de congés extra-légaux, d’autres une plus grosse voiture, c’est un peu à la carte. Ils sont directement fixés sur ce qu’on peut leur offrir et si ça correspond à leurs attentes. Cet outil nous évite les négociations à rallonge et nous permet de répondre aux désidératas de tous.
Vos employés sont une mine d’or
Et pour venir compléter cette communauté, qui de mieux que l’entourage de vos équipes ? Il y a de fortes chances qu’il partage le même état d’esprit. Et si l’environnement de travail est agréable, vos employés auront certainement envie d’y amener leurs amis. Chez nous par exemple, près de 50 % des embauchés de 2021 proviennent du programme de parrainage. Cela veut dire qu’on ne doit rien faire pour les sourcer, nos employés le font pour nous. Et ça démontre à quel point le sentiment d’appartenance est fort chez Odoo.
Soyons honnêtes, un bonus financier (ou autre) encouragera vos employés à se démener pour trouver parmi leur réseau, la perle que vous cherchez. Encore mieux, lancez-leur un challenge! Chez Odoo c’est ce qu’on a fait. Notre app referral se base sur le principe de gamification: les employés doivent constituer leur équipe de super héros pour combattre les méchants. Chaque profil engagé grâce à eux rejoint leur team. En plus de les récompenser financièrement, l’aspect ludique du programme de referral en fait une véritable compétition interne.
Lors des périodes plus calmes ou pour les fonctions en pénuries, on gonfle un peu le budget offert et je peux vous dire que se déclare alors la guerre aux talents. Nous avons par exemple créé une action “Black Friday”: le bonus était doublé pour certains profils et ce pendant deux semaines. On a reçu deux fois plus de CV qu’en temps normal.
Oser
Nous sommes également célèbres pour nos actions coup de poing.
- On a par exemple envoyé des casse-têtes à des centaines de développeurs en Belgique, sur leur lieu de travail, pour les inviter à postuler chez nous.
- Lors d’une job fair, notre CEO et notre CFO, Fabien et Anthony, ont aussi frappé fort en distribuant des billets de 5€ aux étudiants, car ils préféraient le leur donner directement pour qu’ils s’offrent une bière plutôt que de les investir dans des goodies.
- Aux 24 heures vélo de Louvain-la-Neuve, chaque CV déposé à notre stand valait deux bières offertes.
- La dernière action en date, c’est notre bonus à l’embauche de 10.000€ pour les développeurs. En effet, on préfère leur donner cet argent directement à eux, plutôt que de passer par des chasseurs de tête qui demandent la même somme.
Je ne sais pas si on devrait s’en vanter car ce n’était pas très fair-play. Mais ça a marché.
Enfin, il faut toujours voir plus grand. Dans notre milieu, on est forcément en demande d’ingénieurs en informatique. Un profil rare. On a d’abord décidé d’arrêter de se baser sur le diplôme en cherchant des développeurs en reconversion, qui sont passés par des écoles de code telles que l’École 19 ou qui ont appris en autodidacte. Certains ont même un passé professionnel un peu insolite : un ancien professeur de musique, un facteur, un policier, un chauffeur de poids lourds, et même un médecin !
Mais même comme ça, l’étau se resserre. Alors on recrute à l’étranger, on leur offre un cadre de travail agréable en Belgique et un pack de relocalisation intéressant : aide pour la paperasse administrative, participation aux frais de transport et un logement tout frais payé pendant le premier mois de leur arrivée, le temps de trouver un endroit permanent, et un “Expat Guide” qui reprend toutes les infos importantes. On a aussi testé une équipe remote qui se compose de 12 nationalités différentes toutes réparties dans le monde entier.
Conclusion
Au final, à force de ténacité et grâce à toutes les choses qu’on a mises en place, on a réussi le pari et on en est fières. Ne croyez pas cependant que l’on se repose sur nos lauriers. On est déjà sur les starting-blocks avec un objectif encore plus ambitieux pour 2022.
To be continued…
Tatiane.
