3 ans après le début du Covid, le monde du travail a changé. Le télétravail s’est répandu dans le quotidien de chacun. Pour celles et ceux qui l’exercent régulièrement, revenir au bureau cinq jours par semaine ne semble plus une option à envisager. Mais, comment travailler à distance sans que le salarié ne s’éloigne de l’ambiance de sa boîte ? Comment concilier flexibilité et cohésion d’équipe ? De nouveaux formats de séminaires d’entreprise permettent de se retrouver pour travailler tout en profitant des bienfaits de la nature. Que vous hésitiez à organiser votre offsite ou que vous ne sachiez pas comment le préparer, on vous donne toutes les clés pour un séjour réussi !
Pourquoi réaliser un séminaire d’entreprise ?
Un monde du travail bouleversé depuis la crise sanitaire
En 2017, on comptait 3% de salariés pratiquant le télétravail au moins un jour par semaine selon l’Insee. Une crise sanitaire et plusieurs confinements plus tard, en 2021, 38% des salariés télétravaillent régulièrement ou occasionnellement (Baromètre Télétravail et Organisations hybrides 2022 de Malakoff Humanis). En quatre ans, le chiffre a donc été multiplié par dix et des mots comme flex-office et remote que l’on prononçait timidement dans les open-spaces sont désormais mo dans le vocabulaire quotidien.
Le contexte sanitaire n’a pas laissé la possibilité d’une adaptation en douceur. Du jour au lendemain, nous nous sommes retrouvés chez nous à installer Zoom et Teams, à tester une organisation qui convienne à chacun. Nous avons expérimenté collectivement.
La majorité des travailleurs a plébiscité les avantages du bureau à la maison : gestion de son temps de travail, temps passé dans les transports réduit et augmentation de la concentration. Mais après quelques mois à savourer l’heure du réveil repoussée, ces situations de travail à distance ont montré des limites et les inégalités qu’elles pouvaient engendrer. Par exemple, des différences se sont installées entre les salariés qui bénéficient d’un espace dédié à leur domicile pour un bureau et ceux qui vivent dans un studio.
Qui dit télétravail, dit échanges limités avec ses collègues. Ces moments informels peuvent sembler accessoires mais ils favorisent l’esprit d’entraide et le bien-être. N’oublions pas que 40% des actifs français considèrent le lien social comme source de bonheur au travail selon une étude Opinion Way.
Le télétravail augmente l’exposition à certains risques psychosociaux. L’INRS en a identifié quelques-uns : accès plus complexe aux informations, diminution des interactions sociales, manque de soutien face aux difficultés rencontrées. Le salarié peut avoir le sentiment d’être livré à lui-même et perdu par rapport à l’exécution de ses tâches. Oui, c’est plus difficile de demander de l’aide derrière son écran que lorsque son collègue occupe le bureau d’en face.
Les entreprises en tirent également des enseignements : des économies de coûts, une augmentation de la productivité et une amélioration de la qualité de vie des employés. En parallèle, on a observé une baisse de la rétention des salariés (on rappelle que le coût d’un recrutement est d’environ 20 k€) et un manque de sentiment d’appartenance.
Benjamin Brion, CEO de Moodwork, une entreprise accompagnant les entreprises vers une meilleure santé mentale des salariés, explique notamment que depuis la crise du Covid-19, les directions RH se sont davantage emparées des questions de QVCT (Qualité de Vie et des Conditions de Travail). Des démarches de prévention sont plus largement déployées, comme des formations ou des séminaires. Aussi, des solutions sont proposées afin que les collaborateurs deviennent acteurs de leur bien-être au travail.
Le séminaire d’entreprise : une parenthèse entre collègues pour renforcer les liens
Plusieurs raisons incitent les entreprises à embarquer les salariés pour partir ensemble en dehors de leur cadre habituel.
D’abord, on prend de la hauteur sur les missions et les objectifs annuels (OKR). Changer de décor pour changer de regard sur toutes les actions effectuées au quotidien de manière mécanique ou « parce qu’on a toujours fait comme ça ».
Ensuite, on peut se retrouver à plusieurs pour produire : finalisation d’un appel d’offres, brainstorming, stratégie annuelle, certains sujets seront plus simples à traiter si l’on se retrouve tous au même endroit en même temps.
On peut aussi réunir ses équipes dans le but de développer leurs compétences : se former ou se faire coacher ensemble. C’est plus facile de poser des questions et de partager ses apprentissages lorsque la magie du groupe opère.
Enfin, vous pouvez développer la cohésion d’équipe : célébrer des victoires, analyser les facteurs clés de succès d’un projet, parler des valeurs qui nourrissent l’ambition de l’organisation, mettre en valeur les réussites pour stimuler le sentiment d’appartenance à la société.
Quentin de Sharegroop, qui a organisé récemment un offsite avec The Oasis House, explique : « La cohésion d’une équipe n’est pas artificielle, elle ne se crée pas du jour au lendemain. Et c’est d’ailleurs pour cette raison que je mets du cœur à l’ouvrage pour soutenir celle de ShareGroop depuis plus de deux ans. Parce que j’ai la conviction que la cohésion constitue un élément fondamental d’une entreprise. Dans un contexte d’innovation, elle procure aux équipes l’énergie nécessaire pour se battre et se dépasser. »
Aussi, les offsites sont des moments forts pour une entreprise parce que c’est une occasion de connaître différemment l’équipe dirigeante. On a rarement l’opportunité de préparer un dîner avec son CEO ou de bénéficier d’une séance de breathwork avec son manager.
Offrir des expériences de travail inédites pour fidéliser les talents
Les salariés sont de plus en plus exigeants et n’hésitent plus à quitter une entreprise lorsqu’ils n’en sont pas satisfaits. En quête de sens, ils cherchent plus qu’un salaire : occuper un poste où ils se sentent utiles. C’est en transmettant régulièrement les valeurs et le « why » que l’on fait adhérer au projet d’entreprise. Un team building peut être idéal afin de les expliquer et de les diffuser.
L’entreprise pourra aussi mettre en avant l’organisation régulière de séjours d’équipe lors du processus de recrutement. En effet, si vous offrez aux candidats des escapades pour coworker régulièrement, c’est un vrai atout pour votre marque employeur et pour convaincre de nouveaux talents de vous rejoindre.
Marie, People Partner de Flink, explique comment elle a créé l’image de marque en interne grâce à Charlotte, fondatrice de l’agence événementielle en mode startup Ovale “Flink a mis en place des rendez-vous hebdos comme le très attendu Wednesday Breakfast, mais aussi des soirées à thèmes”
Les events et offsites internes contribuent à la fidélisation des employés en renforçant leur engagement envers l’entreprise. En offrant des opportunités de formation et de développement professionnel, ces parenthèses envoient un signal positif et montrent aux employés que la société est impliquée dans l’évolution de leurs compétences. La fintech Qonto organise régulièrement des séminaires pour diffuser sa culture d’entreprise et réunir ses salariés opérant au sein de 5 bureaux différents en Europe et comptant plus de 75 nationalités.
D’après le sérieux Coach Omnium, 75% des entreprises cherchent des lieux originaux “Nous sommes très lassés des hôtels standardisés et impersonnels dans des zones industrielles. Nous recherchons des choses plus conviviales”
La tendance des séminaires au vert
Les demandes pour les séminaires sont croissantes depuis que les équipes télétravaillent de manière régulière. Ces dernières années, les propositions de séjours professionnels font le pari de l’authenticité et de la proximité avec la nature. D’ailleurs, on s’en aperçoit également pour les séjours proposés aux particuliers : retraites silencieuses, séjours outdoor, nuit dans une tiny house… Partir randonner n’a jamais été aussi cool. Niels, fondateur de la startup Paatch explique que les freelances, particuliers, ont de plus en plus besoin de s’évader des grandes villes pour rester productifs. La montagne ou la plage sont des lieux qui n’ont jamais autant attiré ! Il faut dire qu’après de nombreux mois enfermés, le besoin de respirer un autre air est présent. La tendance est donc au partage de moments simples, déconnectés des écrans, mais bien connectés avec la nature. D’ailleurs, de nombreuses études ont démontré les effets positifs de celle-ci sur la concentration et la productivité.
Des sociétés comme Chateauform’, Naboo, Prochaine escale ou The Oasis House proposent des expériences uniques aux entreprises dans des demeures de caractère. Des séminaires pour se sentir comme à la maison, au cœur d’une jolie région, comprenant des espaces de travail confortables et pratiques, avec la possibilité de réserver des prestations supplémentaires comme la venue d’un chef à domicile pour concocter des plats mettant en avant la gastronomie locale.
Comment organiser votre offsite ?
Étape 1 : Fixer les dates de votre séjour d’équipe
Une fois l’objectif du séjour déterminé comme nous l’avons évoqué plus haut (cohésion, production, formation, etc.), il faut fixer une date. Programmez votre événement entre six et trois mois avant le jour J pour que chacun de vos employés s’organise et que les meilleurs prestataires soient disponibles. Concernant la durée, la moyenne est de partir trois jours et deux nuits. Évitez les périodes de vacances scolaires sinon vous pourriez compter quelques absents.
Même si les organisateurs d’offsites peuvent se transformer en magiciens, trouver les lieux et les bons prestataires peuvent prendre du temps !
Aussi, discutez avec les différents managers concernés des échéances qui pourraient empêcher un état d’esprit léger. Partir quand un gros projet voit le jour pourrait générer du stress. Pour récolter tous les bénéfices du séjour d’équipe, il faut faire en sorte que chacun puisse être pleinement présent.
Dès que vous connaissez la date, envoyez un «save the date » aux invités pour commencer le teasing sur le déroulé et susciter leur intérêt pour le séminaire.
Étape 2 : Choisir le lieu de votre team building
Le lieu du séminaire doit être facile d’accès pour tous. On vous conseille de vous évader à 3 heures maximum du bureau. Cela limite la fatigue liée au trajet tout en permettant un dépaysement dû au changement de région qui sera favorable à un état d’esprit différent.
Camille, fondatrice de The Oasis House admet que “le sujet de l’écologie devient un critère, plus de 40% de nos clients nous disent vouloir éviter les avions”
On évite de prendre l’avion et on cherche plutôt des espaces proches de gares afin de limiter l’impact écologique du déplacement des collaborateurs. Pour comparer les émissions de CO2 pour un même itinéraire selon le transport choisi, il existe de nombreux outils en ligne comme le site : https://impactco2.fr/.
Étape 3 : Définir un budget pour votre séminaire
Pour organiser votre team building, il faudra compter entre 150 et 300 euros par personne en moyenne. Oui, l’écart est grand ! Comme pour tout événement, les tarifs peuvent passer du simple au double selon le type d’hébergement choisi et les activités associées.
Voici quelques éléments à prendre en compte pour élaborer votre budget :
- les déplacements des personnes conviées
- les hébergements (chambres individuelles ou chambres partagées)
- les lieux de travail (si différents de ceux loués pour les nuits)
- les repas (n’oubliez pas les collations entre les repas)
- les activités (avec des intervenants ou non)
- la location de matériel.
Concernant le nombre d’invités, cela dépend de l’objectif de l’événement. S’il concerne toute l’entreprise comme la célébration d’un anniversaire, vous inviterez l’ensemble des salariés. Mais beaucoup de séjours se font entre les personnes d’une même équipe ou entre managers pour travailler sur un projet en particulier. En résumé, vous pouvez être 6 comme 300 !
Petit tips : pour des séjours à moins de 40 personnes, les propriétaires de maisons tels que Homani ou The Oasis House ont souvent des offres clés-en-main pour tout organiser. Pour des séminaires à partir de 50 personnes, les agences telles qu’Ovale ou Acmé seront surement plus adaptées avec une multitude de sites à proposer. Paola d’Acmé explique “nous organisons principalement des séjours pour des groupes autour de 100 personnes, des offsites annuels pour des groupes du CAC40 ou des scale-ups”
Il va de soi qu’avec le contexte actuel (enjeux climatiques et inflation), les salariés seront plus critiques face aux dépenses réalisées. On vous incite à faire plaisir aux salariés tout en évitant les frais superficiels ou les dépenses qui ne correspondent pas aux valeurs de l’entreprise. Les employés pourraient juger cela inapproprié.
Si vous avez mis en place une politique RSE, il sera intéressant d’intégrer les personnes en charge de ce sujet dans la conception de l’événement. Outre les déplacements, il faut penser à l’impact écologique du séjour au global. Pour cela, on peut limiter le gaspillage en évitant au maximum les produits à usage unique, en privilégiant des acteurs attentifs à un approvisionnement local et en programmant des activités peu polluantes.
Étape 4 : Sélectionner des activités adaptées
Deux options pour la préparation du team building : organiser un programme « surprise » ou faire participer vos collègues en les sondant sur leurs envies. Vous pouvez les interroger sur leurs attentes pour le séjour.
Une étude faite par le Medef et le CNOSF démontre que la pratique du sport en entreprise augmenterait de 14% la productivité, c’est le bon moment de s’y mettre !
Côté activités, il y a de quoi faire. Encore une fois, elles doivent être reliées à l’objectif majeur de votre passage en dehors des bureaux. Des activités sportives pour se dépasser, des activités ludiques pour se détendre, des activités de formation pour repartir avec de nouvelles compétences, etc. Impro théâtrale, nautisme, escape game, yoga, escalade, gestion du stress… Vous pouvez imaginer des scénarios très différents. Toutefois, gardez à l’esprit que vos animations doivent inclure le plus grand nombre.
Étape 5 : Profiter du séjour l’esprit tranquille
Toute cette organisation vous semble être un vrai casse-tête ? La solution la plus rassurante est de faire appel à des professionnels qui gèreront tous les détails logistiques et vous offriront une assistance technique le jour J.
Prévenez vos clients, vos prestataires et vos fournisseurs que vous ne serez pas joignables ou moins réactifs pendant la période du team building. Vous pouvez configurer un message d’absence pour préciser que vous n’êtes pas au bureau ou choisir de mettre en place une permanence.
Étape 6 : Démarrer par un ice breaker
Ça y est, les invités sont arrivés sur place. Il y a ceux qui sont à l’aise naturellement et ceux qui ne savent pas avec qui engager la conversation. On peut débuter par un jeu qui, comme son nom l’indique, permet de briser la glace afin que chacun fasse connaissance par petits groupes. Quelques exemples : choisir une image parmi un mur d’images et expliquer pourquoi, jouer à pierre-feuilles-ciseaux, faire deviner des personnalités célèbres en posant des questions fermées…
Étape 7 : Rester vigilant lors des soirées festives
Même si l’évènement a lieu en dehors du lieu de travail, la responsabilité de l’employeur est engagée en tant qu’organisateur. Un séminaire d’entreprise festif est souvent accompagné d’une consommation d’alcool. Pour limiter les abus et leurs conséquences, vous pouvez déterminer une heure de fin raisonnable aux soirées ou encadrer la consommation (éviter le libre-service). Une personne de l’équipe organisatrice peut aussi surveiller que tout se déroule correctement.
Étape 8 : Évaluer la satisfaction des participants
Une fois le team building fini et les équipes de retour à leur poste de travail, vous avez tout intérêt à évaluer l’événement à l’aide d’un rapide questionnaire de satisfaction. Une bonne manière de savoir si les objectifs fixés ont été atteints, de comprendre ce qui a plu et de pouvoir anticiper le programme du prochain séjour d’équipe.
Face à un monde du travail qui ne cesse de se réinventer, il est primordial de favoriser la communication entre collègues pour garder une culture d’entreprise forte et des collaborateurs soudés. Le télétravail ne doit pas estomper le sentiment de faire partie d’une team. Nous vous conseillons d’écouter régulièrement les besoins et ressentis des équipes. Les moments en dehors du bureau sont de belles opportunités pour mieux les comprendre.
