Comment faire des économies sur sa stack d’outils IT ?

Scaler votre business sans les bons outils IT, c’est tout simplement mission impossible.

Pour se développer efficacement, votre start-up ou scale-up doit en effet pouvoir s’appuyer sur des solutions adaptées pour automatiser ses processus, gérer ses opérations, et permettre aux équipes de mieux collaborer.

C’est ce qui explique pourquoi la stack d’outils des entreprises en croissance a tendance à croître de manière exponentielle.

Le problème, c’est que toutes ces solutions IT et toutes les licences associées, finissent par représenter une charge financière importante. Et dans beaucoup de start-up ou scale-ups, ces dépenses ne sont pas vraiment contrôlées. Elles passent même parfois totalement sous le radar de l’équipe Finance. 

Or une bonne gestion des coûts c’est le b.a.-ba d’une croissance saine. Et ce, encore plus en période de ralentissement économique.

Alors comment stopper l’hémorragie et optimiser vos dépenses en SaaS, ou plus globalement en solutions IT ?

Chez Welii on a fait de ce sujet notre spécialité. On accompagne les entreprises dans la gestion de leur stack de solutions SaaS.

Dans cet article, on vous aide à estimer les économies que vous pourriez réaliser sur vos outils IT, et on vous livre nos techniques imparables pour négocier de meilleurs deals avec vos fournisseurs.

I – Les outils IT : une source d’économies largement sous-estimée en start-up et scale-up

1. Un manque de visibilité des entreprises sur leurs stacks d’outils (et donc sur leurs dépenses).

Beaucoup de start-up ou scale-ups ne savent pas vraiment combien elles dépensent en solutions IT, tout simplement car elles manquent de visibilité sur l’ensemble des outils qu’elles utilisent.

Avez-vous déjà fait l’exercice de faire l’inventaire de tous vos SaaS, applications et solutions IT ? Il y a de grandes chances que vous soyez étonné du nombre et de la variété d’outils que vos équipes utilisent (et que vous payez). 

Quand nous aidons nos clients à faire la liste de leurs outils, nous en identifions généralement 3x plus que ce qu’ils pensaient !

Voici par exemple une liste des outils couramment utilisés en start-up et scale-ups :

Mais cela varie bien sûr considérablement en fonction du secteur d’activité, de la taille et des besoins spécifiques de l’entreprise. 

Si vous êtes une start-up early stage, vous vous débrouillez peut-être avec une quinzaine d’outils, mais si vous êtes une scale-up, il est probable que vos équipes jonglent avec une centaine d’outils, voire plus.

On vous renvoie par exemple à l’excellent article Comprendre la data en start-up de Charles Tenot, qui décrit notamment la stack data suivante :

Cette stack ne comporte pas moins d’une vingtaine d’outils sur le seul métier de la data !

Par ailleurs, il ne faut pas ignorer ou sous-estimer le “shadow IT”, l’ensemble des outils que vos équipes utilisent de leur propre initiative, sans qu’ils n’aient été officiellement approuvés. 

Bref, la première étape pour rationaliser vos dépenses en solutions IT est donc évidemment, si vous ne l’avez pas encore fait, de lister tous vos outils. 

2. Dépenses SaaS : le grand gaspillage

Qui dit multiplication des outils IT dit augmentation des coûts, en particulier si les licences ne sont pas surveillées et optimisées. Et c’est souvent le cas. 

D’après Gartner, les entreprises sur-payent leurs solutions SaaS de 30% en moyenne. Et cela peut même être beaucoup plus en start-up et scale-up. 

Pourquoi ? Parce qu’elles sont rares à connaître les conditions de leurs contrats, et le détail des fonctionnalités qu’elles utilisent ou non. Ce manque de visibilité se traduit inévitablement en dépenses inutiles.

Florilège des cas de gaspillage les plus courants :

Cas n°1 : l’outil pas utilisé

Il arrive régulièrement que les entreprises payent pour des outils qu’elles n’utilisent pas ou plus. Par exemple à cause de périodes d’engagement qui rendent impossible la résiliation de l’abonnement avant une certaine date. 

Parfois ce n’est pas l’outil lui-même qui n’est pas utilisé, mais un nombre conséquent de licences. Cas classique : les licences attribuées à des salariés qui ont quitté l’entreprise, et qui continuent d’être payées…

Gartner, pour les citer de nouveau, a d’ailleurs publié des chiffres édifiants sur ce fléau des abonnements SaaS non-utilisés :

Cas n°2 : l’outil dont les équipes n’utilisent que 10% des fonctionnalités

C’est aussi un grand classique : vous payez pour un outil ou pour un plan beaucoup trop sophistiqué et donc beaucoup trop cher par rapport à vos besoins, ou par rapport au niveau de formation de vos équipes. 

Il arrive aussi qu’une grande part des fonctionnalités d’un outil ne soient pas utilisées car elles font doublon avec un autre outil. Quoi qu’il en soit, un plan ou un outil moins cher feraient tout à fait l’affaire.

Cas n°3 : l’outil qui entraîne une multitude de coûts cachés

Les prix de vente des produits SaaS sont souvent présentés comme “tout compris” par les vendeurs. Sauf que souvent, il existe une multitude de services qui ne sont pas inclus dans le prix final du produit.

Par exemple :

• L’installation
• Les services d’assistance
• La formation
• Les appels API
• Les personnalisations
• Les intégrations
• Etc etc

Si les prix affichés de certains outils peuvent sembler attrayants, les frais supplémentaires peuvent faire exploser la facture. 

Autre piège, qui peut représenter un surcoût significatif : les licences supplémentaires. Elles sont souvent vendues au prix fort, si vous avez opté pour un plan avec un nombre de licences limité.

Comment éviter ces gaspillages ?

Pour optimiser vos dépenses, vous devez donc faire un état des lieux détaillé de vos contrats, pour faire le ménage en supprimant les outils ou licences inutiles, et pour identifier les conditions de vos abonnements qui nécessitent d’être renégociées.

Beaucoup de start-ups et scale-ups ne prennent pas le temps de le faire, et pourtant, les économies à la clé sont loin d’être négligeables.

3. Des économies qui peuvent se chiffrer en dizaines de milliers d’euros

Pour vous donner un ordre d’idée, nous avons observé qu’il est possible de faire 36% d’économies sur ses dépenses en SaaS en moyenne. Même si évidemment, plus les dépenses sont élevées, plus les opportunités d’économies sont grandes.

Qu’est-ce que ça représente concrètement ? Prenons 2 exemples.

Exemple 1 : une jeune entreprise de 50 salariés, qui utilise Slack, Notion, Trello, Hubspot, Spendesk, Adobe, Github, et des outils de scrapping. 

Dépenses estimées : 100 250 € / an

Montant des économies potentielles, selon un scénario conservateur : 7 018 € / an

Montant des économies potentielles, selon un scénario optimiste : 15 038 € / an

Exemple 2 : une entreprise à un stade de développement un peu plus avancé, avec 500 salariés, et qui utilise Salesforce, Hubspot, Atlassian, Miro, Loom, Payfit, Pennylane, Aircall, Microsoft Teams, Intercom, Segment, des outils SEO, des outils de scrapping et Modjo. 

Dépenses estimées : 982 375 € / an

Montant des économies potentielles, selon un scénario conservateur :  68 766 € / an

Montant des économies potentielles, selon un scénario optimiste : 147 356 € / an

Comment estimer vos économies potentielles ?

Si vous aussi vous voulez savoir combien vous pourriez économiser en matière de dépenses SaaS selon votre stack d’outils, vous pouvez vous faire une première idée en utilisant notre Saving Calculator.

4. La négociation des contrats : le nerf de la guerre pour faire des économies sur ses solutions IT

Les solutions IT et SaaS sont donc une source d’économie toute trouvée pour les start-ups et scale-ups qui cherchent à mieux contrôler et réduire leurs coûts. Mais maintenant qu’on sait ça, comment on fait concrètement ?

D’après notre expérience, les principales sources d’optimisation se répartissent de la manière suivante :

La clé du succès, à notre sens, c’est donc la négociation avec les fournisseurs. C’est ce qui vous permettra de faire 80% de vos économies.

Alors comment vous transformer en un fin négociateur de solutions IT ? Quels leviers utiliser pour faire baisser le prix de vos futurs abonnements SaaS ou obtenir des remises sur vos outils actuels ? 

Voici la méthode qu’on utilise pour nos clients.

II – La méthode en 4 étapes pour obtenir de meilleurs deals sur ses outils IT

Étape 1 : faire le point sur ses besoins et objectifs

Avant de vous lancer dans la recherche du meilleur fournisseur de solutions IT, ou de réévaluer votre outil actuel, vous devez prendre le temps de bien comprendre à quels besoins spécifiques cet outil doit répondre. C’est ce qui vous permettra de déterminer les fonctionnalités nécessaires, et d’évaluer les coûts associés.

Concrètement :

• Identifiez les problèmes que la solution doit résoudre.

• Définissez clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à l’outil (par exemple : augmenter la productivité, améliorer la collaboration, réduire les coûts, etc).
• Déterminez qui seront les utilisateurs de la solution, et donc le nombre de licences nécessaires.
• Listez les fonctionnalités dont vous avez besoin, en différenciant les “must-have” et les “nice-to-have”.
• Anticipez les besoins futurs (pensez notamment aux nouvelles licences ou aux fonctionnalités à prévoir au regard du développement de vos activités).

Cette étape nécessite une bonne connaissance métier, et une compréhension fine des processus et flux de travail. Le mieux est donc de la confier aux équipes, ou bien de les impliquer fortement.

Étape 2 : identifier et évaluer les fournisseurs potentiels

Une fois que vous avez évalué (ou ré-évalué) vos besoins IT, il est temps de chercher les différentes alternatives en matière de fournisseurs de solutions IT, et de les comparer. C’est la fameuse phase de “sourcing”.

Comparez les fonctionnalités offertes par chaque solution et mettez-les en perspective avec les tarifs proposés.

Pour vous faire une meilleure idée du fonctionnement de chaque solution, prêtez une attention particulière aux références et aux témoignages clients. Le mieux étant d’échanger directement avec une entreprise utilisatrice de la solution pour lui demander des retours. Les démos sont bien sûr aussi un passage obligé pour vous faire une meilleure idée des solutions.

Attention à ne pas considérer que le prix

Gardez en tête que le prix ne fait évidemment pas tout : il faut regarder tous les paramètres. Ne pas négliger par exemple la sécurité des données de chaque solution, ainsi que la facilité d’utilisation.

L’idée n’est pas d’obtenir le prix le plus faible mais le meilleur prix pour la solution la plus adaptée à vos besoins.

Étape 3 : se préparer à la négociation

Une fois que vous avez identifié un fournisseur qui semble répondre à vos besoins, il est temps de vous préparer à la négociation. 

Il est peu probable que vous obteniez le meilleur deal en improvisant. La clé d’une négociation réussie est de savoir ce que vous voulez et d’être spécifique. Cela vous donnera d’ailleurs une attitude plus confiante, qui pourra pousser les vendeurs à vous faire une proposition plus basse. 

Voici comment faire :

• Déterminez vos objectifs : fixez-vous un budget, et les différentes conditions que vous souhaitez ou non voir apparaître dans le contrat.
• Étudiez le contexte : familiarisez-vous avec le profil du fournisseur, et avec les offres des concurrents.
• Identifiez le contact à privilégier, si vous n’avez pas encore de vendeur attitré.
• Définissez vos leviers de négociation : déterminez quels vont être vos arguments pour faire baisser le prix.

Quelques exemples de leviers de négociation

1. Valoriser sa fidélité

Si vous souhaitez renégocier un contrat pour une solution que vous utilisez déjà, présentez-vous comme un client loyal et fidèle. Gardez en tête que les éditeurs de solutions se soucient de la valeur à long terme (LTV) de leurs contrats, et qu’il leur coûte toujours plus cher d’acquérir un nouveau client plutôt que de garder un client existant. C’est donc un argument qui fonctionne.

2. Allonger la durée du contrat

Presque toutes les entreprises SaaS sont prêtes à baisser leurs prix si vous êtes prêt à signer des accords à plus long terme. Là encore, car il est beaucoup moins coûteux pour elles de conserver un abonné que d’en acquérir un nouveau, et car les contrats longue durée leur offrent une plus grande prévisibilité dans leurs projections de revenus. Entre trois à cinq ans d’engagement, les remises peuvent devenir très intéressantes. Mais si vous manquez de visibilité sur l’évolution de vos besoins, il peut être préférable de limiter l’engagement à un ou deux ans. Dans tous les cas, veillez à inclure une clause de sortie. 

3. Faire jouer la concurrence 

C’est sans doute le levier de négociation le plus classique : demandez des devis aux solutions alternatives et, s’ils sont plus faibles, utilisez-les comme comparatif.

4. Supprimer certaines fonctionnalités ou services

Dressez une liste des exigences du produit ou des options d’assistance dont vous n’avez pas besoin et essayez de les supprimer du contrat, contre une réduction de prix.

5. Fixer des seuils d’utilisateurs

De nombreux fournisseurs de SaaS fixent le prix de leurs services en fonction du nombre d’utilisateurs ou de licences. Vous pouvez donc essayer de négocier le contrat pour que le prix par utilisateur diminue une fois que vous avez atteint certains seuils. Par exemple, pour les 100 premiers utilisateurs, vous payez 50 € par personne. Une fois que vous aurez atteint 300 utilisateurs, vos coûts sont réduits à 40 € par utilisateur. Et au-delà de 1000 utilisateurs, le coût passe à 30 €.

6. Marchander l’utilisation de votre image comme référence client

Si le fournisseur est une entreprise encore jeune, et que vous êtes vous-même une start-up ou scale-up déjà reconnue, vous pouvez essayer d’obtenir une remise contre l’utilisation de votre logo sur son site, contre un témoignage client, ou toute autre initiative qui lui permettra de gagner en crédibilité et de toucher d’autres acheteurs potentiels. Une entreprise SaaS relativement nouvelle et qui cherche à se développer rapidement peut ainsi baisser ses prix significativement en échange de publicité en sa faveur.  

Étape 4 : négocier et obtenir le meilleur deal possible 

C’est le moment de vous mettre dans la peau d’un négociateur du GIGN ! Sortez vos arguments un à un et n’acceptez jamais la première offre de votre fournisseur.

Gardez en tête que le champ de la négociation couvre le prix, mais aussi les fonctionnalités, les garanties, les frais de service, les conditions de paiement… Vous pouvez obtenir des concessions du fournisseur sur tous ces différents paramètres.

Choisissez aussi votre timing : si vous pouvez attendre la fin du trimestre ou de l’année fiscale du fournisseur, vous pouvez obtenir des offres encore meilleures, car c’est souvent la dernière ligne droite dans l’accomplissement des objectifs commerciaux. Les concessions sont donc parfois plus facilement accordées.

Les pièges dans lesquels il ne faut pas tomber

• Ne pas anticiper les éléments cachés de la tarification : renseignez-vous bien sur tout ce qui n’est pas compris dans le tarif affiché et sur les détails des restrictions applicables, pour éviter de payer des frais supplémentaires pour tout dépassement survenant après la signature du contrat.
• Ne pas prévoir de licences supplémentaires au même prix : mettez-vous d’accord sur un plan d’expansion, pour éviter que le vendeur ne vous facture des prix de détail lorsque vous aurez besoin d’une nouvelle licence.
• Ne pas prévoir une clause de résiliation : assurez-vous une porte de sortie au cas où la solution ne répondrait pas à vos besoins. Certains contrats prévoient même une pénalité si les services souhaités ne sont pas fournis.

Quelle attitude adopter face au vendeur ?

Évitez à tout prix d’être agressif, arrogant ou condescendant. Restez calme et poli. Exprimez votre intérêt pour le produit et faites preuve de transparence par rapport à vos attentes et votre budget.

Au lieu de dire “votre prix est excessif. Si vous ne le baissez pas, je vais directement chez votre concurrent”, dites plutôt “je m’attendais à un prix plus faible. Peut-on trouver des moyens d’ajuster la proposition pour que je puisse respecter mon budget ?”.

Évitez par ailleurs de sur-négocier. L’idée est de faire des économies sur vos dépenses SaaS, pas de saigner vos fournisseurs. Chacun doit évidemment s’y retrouver. 

On se réfère par exemple à la méthode BATNA (“Best Alternative To a Negotiated Agreement) :

Qui peut/doit s’occuper de l’optimisation des dépenses en outils IT ?

Vous avez désormais toutes les clés en main pour obtenir de meilleurs deals sur vos solutions IT et faire ainsi des économies, tout en garantissant que vos besoins en matière de technologie soient satisfaits. 

Mais passer de la théorie à la pratique n’est pas toujours facile. Car, comme on l’a vu, la recherche de fournisseurs qualifiés et la négociation nécessitent :

• Une préparation minutieuse, et donc du temps
• Une connaissance pointue des besoins des équipes
• Des compétences en matière de négociation

La grande question est donc souvent : qui a ce temps, ces connaissances et ces compétences, pour s’occuper de cette tâche ? La confier aux équipes elles-mêmes sur leur périmètre n’est clairement pas idéal. Mais l’équipe finance n’est pas forcément la mieux placée pour le faire non plus.

Vous avez alors deux solutions :

• Créer un poste d’acheteur, avec un scope qui recouvre la gestion des solutions IT. Cela se justifie si vos dépenses en SaaS sont très élevées et que vos potentialités en matière d’économies sont vraiment importantes. Mais les profils spécialisés sont rares.
• Confier la gestion de vos contrats SaaS et la négociation de vos abonnements à une solution de SaaS Procurement.

Quoi qu’il en soit, ne laissez plus votre cash s’épandre inutilement dans des outils que vous n’utilisez pas ou sur lequel vous pourriez réaliser d’importantes économies !