Communauté : comment débuter et construire une vraie stratégie sur Slack

Le Community Building est bien plus qu’une tendance. Dans un monde de plus en plus fracturé, les communautés sont un levier d’acquisition et de fidélisation incontournable, permettant aux entreprises et aux indépendants de se démarquer.

Face à cette réalité, Tribes à d’ailleurs décidé de lister toutes les communautés Slack dédiées aux opérationnels en startup, par métier (FrenchCPO, CFO Connect, Business Operation Network…). Pour accéder à la liste complète c’est par ici.

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Construire votre communauté en ligne vous apportera sans nul doute des bénéfices sur le long terme, à l’échelle de votre entreprise. Mais pour qu’elle soit véritablement un succès, vous devez prendre le temps de préparer soigneusement son lancement et de construire une stratégie solide.

Après avoir construit la communauté des freelances de crème de la crème de 0 à 10 000 freelances sur Slack, je me lance dans la formation au métier de community builder avec la Community Factory. Je vous livre dans cet article l’un des pans important de votre stratégie de community building : comment créer une communauté ultra-active sur Slack !

Devez-vous choisir Slack comme plateforme pour votre communauté ?

Comment choisir le bon outil pour animer sa communauté ?

Il existe de plus en plus d’outils spécialisés à destination des community builders, comme Mighty Networks, Insided, Hivebrite, Tribe, et des dizaines d’autres. De nombreux community builders optent pour ces solutions très complètes, car elles proposent de nombreuses fonctionnalités avancées. 

L’inconvénient de ces plateformes toutefois, c’est qu’elles ne correspondent pas forcément aux usages de vos membres en général. En effet vos membres ne connaissent pas ces plateformes. Ils ne les utilisent pas au quotidien. Vous devrez donc créer un nouvel usage pour vos membres, ce qui est toujours plus compliqué. 

Cela ne signifie pas qu’elles ne sont pas intéressantes, au contraire. Elles fonctionnent particulièrement bien dans des communautés dont l’accès est payant, dans des groupes déjà établis et solides, ou encore au sein de communautés familières avec les outils et usages digitaux.

En community building, tout part de vos membres. Vous devez savoir quels outils ils utilisent au quotidien. Et pour faciliter l’usage, votre outil communautaire devrait faire partie de ces outils.

Si la messagerie instantanée Slack est un outil qui convient à beaucoup de communautés, cela ne veut pas forcément dire qu’il conviendra à votre communauté.

Lors de mon expérience chez crème de la crème, j’ai choisi Slack car il était utilisé par une majorité de nos membres : des freelances évoluant dans des métiers tech et digital.

Les avantages de Slack

1. L’outil est utilisé par beaucoup de monde
2. Il est ultra simple d’utilisation
3. Il permet de faire du conversationnel instantané , et rend donc plus accessible la prise de parole pour les membres timides ou introvertis
4. Le système de notifications est performant
5. Slack possède une App mobile et desktop, parfait pour être au plus près de vos membres
6. Le plan gratuit fonctionne très bien pour les usages d’une communauté (sous des conditions que nous verrons plus bas dans l’article)
7. De nombreuses applications et automatisations avancées sont possibles grâce à l’API (par exemple, chez crème de la crème, un bot demande et enregistre les disponibilités des freelances directement sur le Slack puis il met à jour leur profil sur la plateforme)

Les inconvénients de Slack

1. Le plan payant est coûteux
2. Sans le plan payant, on ne peut pas garder d’historique au-delà des 10 000 derniers messages. Chez crème de la crème, cela correspondait à 2 mois d’échanges seulement
3. Si l’outil n’est pas bien organisé, les échanges deviennent vite un gros bazar
4. L’instantané permettant d’avoir plus de messages, cela demande donc plus de modération

Ceci étant dit, Slack reste une bonne option pour les débuts de votre communauté et pour commencer à vous structurer. Voyons ensemble comment organiser le lancement officiel de cette communauté ! 

Préparer le lancement de votre communauté sur Slack

Créer votre Slack

1. Créer votre espace sur https://slack.com/create
2. Compléter vos informations
3. Donner un nom à votre espace de travail
4. Créer un ou des nouveaux canaux (ce seront les différentes thématiques de votre Slack, nous y reviendrons plus tard )
5. Pour le moment ne pas ajouter de membres externes, car il n’est pas prêt

Créer vos canaux

Un Slack est organisé par canaux. Ces canaux correspondent aux différents sujets de discussion qui seront abordés au sein de votre communauté.

Certains canaux sont quasiment “obligatoires” dans chaque communauté :

• Un canal réservé aux discussions générales sans sujet particulier. Voici quelques exemples de noms : Discussion-random / Bavardage / Chat / etc
• Un canal réservé à la présentation des nouveaux membres. Quelques exemples de noms : Intro / Nouveaux-membres / Présentations / etc
• Un canal réservé aux partages des projets des membres, à l’auto-promotion, sur lequel vous modérez pas ou peu. Quelques exemples de noms : Autopromo / Share / Vos-projets

Ensuite, vous devez déterminer quelles seront les grandes thématiques de sujets, et donc quels seront les canaux pertinents pour votre Slack.

Attention à ne pas avoir trop de canaux. Créez-en peu au départ (max 3, en plus des essentiels mentionnés ci-dessus). Il vaut mieux peu de canaux avec de l’activité sur chacun d’eux, que l’inverse.

Vous pourrez toujours créer de nouveaux canaux par la suite quand vous verrez que certains canaux sont trop actifs, et qu’il est nécessaire de ranger tout ce contenu partagé par vos membres.

Organiser vos canaux

Afin d’avoir un Slack bien organisé, facilitant l’expérience de vos membres, il est fortement conseillé de numéroter vos canaux pour les garder organisés.

Paramétrer votre Slack

Avant de rendre votre Slack public, vous devez paramétrer votre Slack. L’outil est par défaut configuré pour les membres d’une même entreprise, il y a donc quelques petites choses à changer.

Aller sur Paramètres et administration > Paramètres de l’espace de travail

Voilà les paramètres qui doivent absolument retenir votre attention :

• Paramètres > Rejoindre cet espace de travail
  Mon conseil : ne pas autoriser automatiquement les invitations provenant de vos membres.
• Paramètres > Canaux par défaut
  Mon conseil : y mettre tous vos canaux principaux
• Paramètres > Directives pour le nom d’affichage
  Mon conseil : personnaliser ce champ pour harmoniser les noms de vos membres. Exemple pour crème de la crème : “Prénom Nom – métier”
• Autorisations > Messagerie
  Mon conseil : ne pas laisser la possibilité aux membres de faire des mentions générales comme @canal ou @ici car cela enverra une notification à tous les membres et cela peut vite ternir leur expérience ! Réservez-vous ce pouvoir pour vos communications importantes.
• Autorisations >Invitations
  Mon conseil : cocher “Exiger l’approbation de l’administrateur”
• Autorisations > Gestion des canaux
  Mon conseil : ne pas permettre aux membres de créer des canaux publics, sans quoi votre beau slack bien organisé ne ressemblera rapidement plus à grand-chose. En revanche, vous pouvez les laisser créer des canaux privés, pour qu’ils puissent se rassembler dans des discussions plus intimes.

Il existe une dizaine d’autres paramètres un peu moins importants mais que vous devez prendre le temps de configurer selon vos souhaits.

Préparer un onboarding

Pensez à préparer un message de bienvenue pour accueillir vos nouveaux membres. Vous pouvez le faire via Paramètres et administration > Personnaliser “nom de l’espace” > Page de démarrage.

Utilisez ce message pour :

1. Accueillir chaleureusement vos membres
2. Présenter rapidement les principaux canaux
3. Demander à vos membres de se présenter dans votre canal de présentation

Au-delà du Slack, pensez à préparer au moins un email automatique pour présenter plus en détail votre Slack.

Vous pouvez rendre l’expérience plus chaleureuse en tournant une mini vidéo via l’outil Loom dans laquelle vous pourrez expliquer en 2 minutes max comment utiliser Slack. Vous pourrez ensuite partager cette petite vidéo dans votre email automatique de bienvenue.

D-DAY, le lancement de votre Slack

Afin de favoriser le lancement de votre communauté, vous devez suivre 2 règles :

1. Inviter vos membres par vagues
2. Passer du temps à animer votre communauté, particulièrement à ses débuts

Inviter vos membres par vagues

Vous voulez créer une communauté dans laquelle vos membres se sentent bien, à l’aise pour prendre la parole et écrire un message.

Comme dans chaque communauté, vous avez forcément une portion de membres qui sont vos VRAIS FANS, qui adorent votre marque. Ils sont le cœur de votre communauté, et vont faire office de meneurs.

Ces membres vont aussi vous aider en vous faisant beaucoup de retours.

Ce sont eux que vous devez inviter en premier lieu dans votre communauté. Et pendant au moins 3 ou 4 semaines via votre Slack, vous allez énormément interagir avec eux : posez-leur un maximum de questions, animez leurs groupes avec beaucoup de contenu, et observez leur utilisation du Slack.

De cette manière, ces 10, 20, ou 30 premiers membres vont prendre leurs marques dans ce nouvel espace, puis ils vous feront leurs premiers retours sur les éventuelles choses à améliorer.

N’hésitez pas à les appeler pour 1) les inviter 2) récupérer du feedback sur leur expérience privilégiée en tant que premiers “Membres Fondateurs” de votre Slack.

Après cette première phase, vous pourrez inviter d’autres membres par vagues de 50 personnes, puis par vagues de 100. Chaque vague atterrira sur un espace sur lequel il y a déjà de la vie. Cela leur permettra de se projeter et de voir qu’ils peuvent eux-même prendre la parole.

Pour chaque vague, préparez soigneusement vos messages d’invitation.

Les premiers doivent comprendre qu’ils sont privilégiés et que vous leur donnez un accès en avant première.

Les suivants doivent aussi pouvoir comprendre directement comment votre communauté va leur apporter de la valeur !

Animer votre communauté sur Slack au quotidien

Au départ, l’animation de votre communauté vous prendra plusieurs heures par jour. Si vous souhaitez que votre communauté devienne importante aux yeux de vos membres, vous devez y consacrer du temps, c’est inévitable.

Puis avec le temps, la part de vos messages dans la communauté va se réduire car vos membres vont échanger de plus en plus entre eux.

En revanche, vous devrez toujours y investir au minimum 1h par jour.

Être conscient de cette réalité vous permet d’éviter l’écueil principal des communautés en ligne. En effet, beaucoup s’essoufflent et meurent rapidement car elles ne sont pas animées par un community builder.

Les 2 types de contenus pour animer votre communauté sur Slack

1) Créez des habitudes avec des rituels

Chaque communauté est animée par des rituels. Une famille par exemple, avec ses conseils de famille, ses repas du dimanche, ou ses fêtes d’anniversaire. Un club de foot, avec ses causeries d’avant-match, ses cérémonies de remise des maillots, ou ses tournois de fin d’année. Une entreprise avec ses meeting hebdomadaires ou ses petits déjeuners du vendredi matin.

Vous devez réussir à créer des rituels au sein de votre communauté.

Un rituel est un petit rendez-vous, qui permet de créer une habitude rassurante pour vos membres, leur permettant de bien identifier votre communauté.

Chez crème de la crème, tous les vendredis nous donnons quelques infos sur les nouveaux membres de la communauté :

Quelques idées de rituels pour votre Slack :

• Souhaitez la bienvenue à vos nouveaux membres le lundi
• Envoyez un gif tous les vendredis midi pour fêter le weekend
• Invitez chaque membre à partager son plus bel accomplissement de la semaine le vendredi soir
• Partagez l’agenda des événements de la semaine qui pourraient intéresser votre communauté le lundi matin
• Mettez en valeur l’un de vos membres
• Partagez une photo de votre lieu de travail pour le mois
• …

2) Créer de la valeur avec vos posts spontanés

Les rituels sont importants, car ils donnent de la vie à votre communauté, mais ils ne suffisent pas.

Vous devez également animer votre communauté avec des posts plus spontanés.

Pour ce type de posts, adoptez un ton authentique et proche de vos membres. Quand vous rédigez, demandez-vous si vous auriez utilisé le même ton si vos membres étaient vos ami.e.s.

Voilà quelques types de posts incontournables :

• sondages
• veille de contenus : vidéos, articles, podcasts
• annonce de nouveautés, nouveaux projets,
• demande de feedbacks
• partage d’idées
• …

Vous connaîtrez forcément des moments durant lesquels vous aurez de nombreuses idées de posts, tandis que d’autres périodes seront parfois un peu plus creuses en termes d’inspiration. Pensez donc à noter chacune de vos idées dans un Trello ou un Notion afin d’avoir une boîte à idées de posts disponible en permanence, et de pouvoir les répartir sur plusieurs jours.

Au début, vous pourrez poster 1 à 2 fois par jour, puis quand vos membres publieront plus fréquemment, vous pourrez réduire à 1 publication par jour, voir tous les 2 jours.

Contrairement au community management, différent du community building, il n’est pas nécessaire de vous faire un calendrier édito.

En effet, vous devez miser sur l’authenticité. Si vous publiez tous les jours à 14h30 par exemple, vous risquez de la perdre un peu. Gardez de la spontanéité.

Apprenez à documenter votre Slack

Si vous utilisez le plan gratuit de Slack pour votre communauté vous ne pourrez accéder qu’aux 10000 derniers messages échangés. Vous perdrez donc potentiellement des messages apportant beaucoup de valeur.

Prenez le temps de créer dès le début de votre communauté une bibliothèque de contenus pour garder une trace du meilleur de votre Slack.

Vous pouvez utiliser pour cela Notion, Airtable, ou plus simplement un Google Doc ou un Spreadsheet.

Créer vos contenus de référence

Dans chaque communauté, il y a des questions récurrentes que tous les membres se posent. Chez crème de la crème par exemple, le sujet de la CFE (Cotisation Foncière des Entreprises) en est un.

Prenez le temps de créer avec soin vos 2-3 contenus de références, sur lesquels vous pourrez renvoyer vos membres à chaque fois que la question sera posée.

Utilisez le contenu de vos membres, et mentionnez-les, pour créer ces contenus riches de référence.

Garder une trace des meilleurs posts et créer une bibliothèque de connaissances

Chaque semaine, des dizaines, peut-être des centaines de conversations auront lieu dans votre Slack. Vos membres vont partager des pépites au sein de votre communauté. Vous devez absolument garder une trace de ces pépites.

Modérer votre communauté

Il est important que vous passiez régulièrement voir ce qu’il se passe sur votre Slack pour le modérer. La modération consiste à interagir avec les publications de vos membres.

Chaque post doit obtenir une réponse !

Vous ne devez laisser aucun post sans réponse. Si après quelques heures, vous voyez un post sans réponse, votre premier réflexe doit être de trouver un autre membre de la communauté susceptible de donner une réponse, et le taguer.

En effet, votre métier en tant que community builder est de créer des liens. Vous êtes un entremetteur.

Si vous ne trouvez personne, cherchez une réponse vous-même à la question et proposez-la en thread.

Tenir un Slack organisé

Votre communauté doit rester organisée pour être agréable. Pour cela, vous devez établir des règles à respecter. Voici quelques exemples de règles importantes à mettre en place :

• répondre en thread
• ne pas publier le même message sur plusieurs canaux
• ne pas faire d’auto-promotion en dehors du canal réservé
• être toujours bienveillant
• demander aux administrateurs si on a un doute sur une publication

Expliquer les règles dans un de vos posts de références est notamment une très bonne idée !

Suivre les performances de son Slack

Il est important d’analyser les performances de votre communauté. Pour retrouver l’ensemble des données utiles à consulter, suivez Outils > Analyse de données

Vous avez 2 principaux KPIs intéressants à suivre :

1. Nombre de messages envoyés par semaine.
   Attention, car vous n’avez pas directement accès à cette donnée. Slack ne fournit que le nombre total de messages, il faut donc que chaque lundi matin vous notiez ce nombre pour en déduire la quantité de messages envoyés la semaine précédente.
2. Nombre de membres actifs.
   Vous avez directement accès à cette information dans l’outil de données Slack. Un membre actif correspond à un membre qui a publié ou lu au moins un contenu sur un canal public ou privé.

BONUS : 10 communautés Slack qui cartonnent

De nombreuses communautés Slack existent, vous pouvez chercher des communautés qui peuvent vous intéresser et les rejoindre pour vous en inspirer. 

Voici quelques exemples :

1. Online Geniuses
   Communauté Slack US de marketers. Vous pouvez la rejoindre via leur site.
2. Crème de la crème
   Si vous êtes freelance, candidatez pour rejoindre cette grande communauté sélective.
3. CFO Connect, une communauté reservée aux CFO du monde entier et animée par la talentueuse Faustine Rorh-Lacoste.
4. Xpedition Guilds, une belle communauté française de professionnels et experts du product !
5. Community Club, une très belle communauté de Community Builders US avec beaucoup de ressources et d’échanges.
6. Community-run CMX, un autre Slack de community builders from all over the world !
7. Growth France, tout est dans le nom !
8. French Designers Club, une très belle communauté de designers que vous pouvez rejoindre ici.
9. Wilco, une communauté startup francilienne que vous pouvez rejoindre ici.
10. BONUS : Tech Communities, une liste crowdsourcée des communauté tech française par Florent Isidore.

Conclusion

C’est désormais à vous de jouer pour lancer votre propre communauté sur Slack ! Gardez en tête que le plus important quand vous créez votre communauté est d’apporter le maximum de valeur à vos membres, grâce à vos membres. En d’autres termes, construisez une communauté AVEC vos membres et non POUR vos membres.

Construire une communauté demande une longue réflexion, et pour accompagner tous les créateurs de communauté, je lance une formation complète pour construire sa stratégie de community building en 6 semaines. Contactez-moi sur Linkedin si cela vous intéresse. 

Découvrez également l’article Tribes sur les podcasts à écouter en startup.